1. 访问文档索引 - 按类别对话框。
2. 在导航树中，选择要保存文档的类别。
3. 单击添加文档引用。

   文档索引 - 添加文档引用对话框随即打开。

4. 执行以下任一操作：
   • 单击添加文件。然后，浏览并选择文档，然后单击打开。如果要添加更多具有相同设置的文档，请单击添加附加文件，然后浏览并选择更多文件。然后，单击打开。
   • 将文件拖放到文档索引 - 添加文档引用对话框中。

   添加文件对话框随即打开。

5. 在文件来源下拉列表中，选择向您提供该文档的公司和联系人。
6. （可选）执行以下任一操作：
   • 要将多个文档压缩为一个存档，请选择将文件压缩成单一存档选项。
   • 要使您添加的文档保持未压缩状态，请选择不压缩文件选项。
7. （可选）键入对附加文档的描述。
8. （可选）要更改保存文档的文件夹，请单击浏览并选择一个新文件夹。
9. （可选）
   • 要将原始文档移动到选定文件夹，请选择移动文件选项。
   • 要将文档复制到选定文件夹但不更改原始文档，请选择复制文件（保留原件）选项。
10. 单击添加文件。
11. 单击添加文档引用。

1. 在 Microsoft Outlook 中，选择您要添加的电子邮件。
2. 访问文档索引 - 按类别对话框。
3. 在导航树中，选择电子邮件通信。
4. 单击添加文档引用。

   文档索引 - 添加文档引用对话框随即打开。

5. 单击添加 Outlook 电子邮件。

   电子邮件的副本已添加到文档索引。电子邮件的文本已添加到描述字段。

6. （可选）键入对附加文档的描述。
7. 单击添加文件。
8. 单击添加文档引用。

1. 在 Microsoft Outlook 中，选择带有您要添加的附件的电子邮件。
2. 访问文档索引 - 按类别对话框。
3. 在导航树中，选择要保存附件的类别。
4. 单击添加引用。
   文档索引 - 添加文档引用对话框随即打开。
5. 单击添加 Outlook 附件。
6. 浏览到要保存电子邮件附件的文件夹，然后单击该文件夹以将其选中。
7. 单击打开。

   添加文件对话框随即打开。

8. 在文件来源列表中，选择向您提供该电子邮件附件的公司和联系人。
9. （可选）执行以下任一操作：
   • 要将多个文档压缩为一个存档，请选择将文件压缩成单一存档选项。
   • 要使您添加的文档保持未压缩状态，请选择不压缩文件选项。
10. 键入电子邮件附件的描述。
11. 单击添加文件。
12. 单击添加文档引用。

要为当前任务查找并添加已保存在文档索引中的文档，请使用搜索命令。

1. 访问文档索引 - 按类别对话框。
2. 在导航树中，选择要保存文档的类别。
3. 单击添加引用。
   文档索引 - 添加文档引用对话框随即打开。
4. 单击搜索。

   搜索对话框随即打开。

5. 单击浏览，选择您想要查找文档的文件夹。
   提示：

   如果还要从选定文件夹的子文件夹中进行搜索，请选中搜索对话框中的子目录复选框。

6. 要缩小搜索范围，请执行以下一项或多项操作：
   • 在文件名列表中，键入文档名称
   • 在扩展字段中，键入文件扩展名。
   • 在来源列表中，选择提供该文档的公司和联系人。
   • 在文件日期中，选择创建文档或文档下载到您计算机的日期范围。
   • 在装运日期中，选择文档添加到文档索引的日期范围。
7. 单击搜索。

   搜索结果将显示在搜索对话框的顶部。

8. 在搜索结果中，双击要添加的文档。

您可以为当前任务浏览已保存在文档索引中的文档，并按目录进行过滤。您还可以重命名目录、添加新文档、删除现有文档、重命名文档、将文档移动到其他文件夹以及打开文档。

1. 访问文档索引 - 按类别对话框。
2. 在导航树中，选择要保存文档的类别。
3. 单击添加引用。
   文档索引 - 添加文档引用对话框随即打开。
4. 单击按目录查找。

   文档索引 - 按目录对话框随即打开。

5. 在导航树中选择一个目录。

   目录内的文档将列在对话框的显示区域中。

6. 要管理文档，请选择一个文档并单击选择。
   除了将现有文档添加到当前任务之外，您还可以使用对话框底部的按钮来执行以下操作：

   • 添加新文档（添加文件）。
   • 删除文档（删除文件）。
   • 将文档移动到文档索引文件夹内的另一个文件夹（移动文件）。
   • 重命名文档（重命名文件）。
   • 打开文档（打开文件）。

1. 访问文档索引 - 按类别对话框。
2. 在导航树中选择一个类别。
3. 单击导出文件。

   另存为对话框随即打开。您可以更改文件夹和文件名。

4. 单击保存。