Créer, modifier et supprimer des demandes d'informations

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2022
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Créer, modifier et supprimer des demandes d'informations

Utilisez la boîte de dialogue Demande d’information pour gérer les demandes d'informations ou RFI. Vous pouvez créer de nouvelles demandes, ajouter des destinataires pour les demandes, joindre des fichiers ou des e-mails aux demandes, modifier les propriétés des demandes existantes ou supprimer les demandes inutiles.

Notez que les demandes de votre entreprise ou de toute autre partie du projet peuvent être enregistrées dans la boîte de dialogue Demande d’information.

Créer une demande

  1. Dans la boîte de dialogue Demande d’information, cliquez sur Nouveau.
  2. Définissez les propriétés de la demande.

    Les éléments marqués d’un astérisque (*) dans le tableau suivant sont obligatoires.

    Option

    Description

    Auteur *

    Partie qui a lancé la demande initiale.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Auteur supérieure, et dans la liste, sélectionnez l'entreprise d'origine.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Auteur inférieure et dans la liste, sélectionnez le contact qui a lancé la demande.

    Notez que seules les entreprises qui ont été ajoutées pour le projet dans la boîte de dialogue Gestion de projet et leurs contacts sont disponibles dans les listes Auteur.

    N° de RFI d’origine *

    Numéro de la demande d'origine qui a été envoyée à votre entreprise.

    Notez que le N° de RFI d’origine n'est disponible et obligatoire que si l'auteur de la demande est une autre partie que votre entreprise.

    Saisissez le numéro de demande dans le champ N° de RFI d’origine.

    Date de RFI d’origine *

    Date à laquelle la demande d'origine a été envoyée à votre entreprise.

    Notez que le Date de RFI d’origine n'est disponible et obligatoire que si l'auteur de la demande est une autre partie que votre entreprise.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Date de RFI d’origine, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    RFI n° *

    Numéro de la demande ou de la réponse que vous envoyez.

    Notez qu'un numéro RFI ne peut être utilisé qu'une seule fois.

    Saisissez le numéro de demande dans le champ RFI n°.

    Date RFI *

    Date à laquelle vous avez envoyé la demande.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Date RFI, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    Statut RFI

    Indique si toutes les informations nécessaires concernant la demande ont été reçues.

    N'oubliez pas de fermer les demandes de prix une fois qu'elles ont été traitées.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Statut RFI, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Ouvrir: Toutes les informations nécessaires n'ont pas été reçues.

    • Fermé: Toutes les informations nécessaires ont été reçues.

    Remarque :

    La définition de l'état de la RFI comme Fermé ne ferme pas la demande, de sorte que la demande peut toujours être affichée comme en retard.

    Pour clôturer réellement la demande, vous devez définir une date de réponse lorsque vous avez reçu toutes les informations nécessaires du destinataire principal de la demande.

    Date de la demande *

    Date à laquelle les informations demandées doivent être reçues.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Date de la demande, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    Objet *

    Objet de la demande.

    Saisissez un objet dans le champ Objet.

    Corps *

    Corps du texte de la demande.

    Saisissez le texte de la demande dans le champ Corps.

  3. Pour ajouter des destinataires à la demande, procédez comme suit :
    1. Cliquez n'importe où dans le tableau Destinataire.
    2. Dans la boîte de dialogue Destinataires, cliquez sur l'un des boutons suivants :
      • Nouveau destinataire principal: crée un destinataire principal.

      • Nouveau destinataire Copie Carbon: crée un destinataire qui reçoit une copie de la demande d'origine.

    3. Définissez les propriétés du destinataire.

      Option

      Description

      À

      L'entreprise et la personne destinataires.

      Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à gauche À et sélectionnez l’entreprise destinataire dans la liste.

      Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à droite À et sélectionnez le destinataire dans la liste.

      Notez que seules les entreprises qui ont été ajoutées pour le projet dans la boîte de dialogue Gestion de projet et leurs contacts sont disponibles dans les listes Auteur.

      Leur n° RFI

      Numéro de demande du destinataire.

      Saisissez un chiffre dans le champ Leur n° RFI.

      Date d’envoi

      Date à laquelle la demande a été envoyée au destinataire.

      Cliquez sur la flèche à droite de champ Date d’envoi, et sélectionnez une date dans le calendrier.

      Envoyé via

      Méthode avec laquelle la demande a été envoyée.

      Les méthodes disponibles sont définies dans Paramétrage Envoyé via. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des méthodes d’envoi de documents.

      Cliquez sur la flèche à droite de la liste Envoyé via et sélectionnez une méthode d'expédition dans la liste.

      Date de réception

      Date à laquelle la première réponse du destinataire a été reçue.

      Cliquez sur la flèche à droite de champ Date de réception, et sélectionnez une date dans le calendrier.

      Date de réponse

      La date à laquelle toutes les informations nécessaires ont été reçues et le statut de la demande peut être défini sur Fermé.

      La date de réponse est incluse dans les rapports de demande d'informations.

      Cliquez sur la flèche à droite de champ Date de réponse, et sélectionnez une date dans le calendrier.

      Détails de la réponse

      Toute information concernant la réponse. Les détails de la réponse sont inclus dans les rapports RFI.

      Saisissez les détails dans le champ Détails de la réponse.

    4. Pour ajouter le destinataire, selon le type de destinataire, cliquez sur Ajouter destinataire principal ou sur Ajouter CC.

      Répétez les étapes b à d pour tous les destinataires nécessaires.

    5. Pour fermer la boîte de dialogue Destinataires, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.
  4. Dans la boîte de dialogue Demande d’information,, cliquez sur Ajouter pour créer la demande.
  5. Pour joindre des fichiers à la nouvelle demande, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez la demande dans la liste.
    2. Cliquez sur Fichiers joints.
    3. Dans la boîte de dialogue Fichiers RFI, cliquez sur Nouveau.
    4. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, ajoutez un fichier, un e-mail Microsoft Outlook ou des pièces jointes aux e-mails Microsoft Outlook.

      Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Ajouter des références de document.

    5. Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à gauche RFI et sélectionnez la demande associée dans la liste.
    6. Cliquez sur la flèche à droite de la liste RFI la plus à droite, puis sélectionne si la pièce jointe est une demande ou une réponse.
    7. Saisissez une description pour le fichier joint.
    8. Cliquez sur Ajouter une référence de document.

      Répétez les étapes c à h pour toutes les pièces jointes nécessaires.

    9. Dans la boîte de dialogue Fichiers RFI, cliquez sur Enregistrer.
    10. Pour fermer la boîte de dialogue Fichiers RFI, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.

Modifier une demande

Modifiez une demande pour changer ses propriétés. Par exemple, vous devez fermer une demande après avoir reçu toutes les informations nécessaires.

  1. Dans la boîte de dialogue Demande d’information,, sélectionnez la demande que vous souhaitez modifier.
  2. Modifiez les propriétés de la demande selon vos besoins :

    Option

    Description

    Auteur

    Partie qui a lancé la demande initiale.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Auteur supérieure, et dans la liste, sélectionnez l'entreprise d'origine.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Auteur inférieure et dans la liste, sélectionnez le contact qui a lancé la demande.

    Notez que seules les entreprises qui ont été ajoutées pour le projet dans la boîte de dialogue Gestion de projet et leurs contacts sont disponibles dans les listes Auteur.

    N° de RFI d’origine

    Numéro de la demande d'origine qui a été envoyée à votre entreprise.

    Notez que le N° de RFI d’origine n'est disponible et obligatoire que si l'auteur de la demande est une autre partie que votre entreprise.

    Saisissez le numéro de demande dans le champ N° de RFI d’origine.

    Date de RFI d’origine

    Date à laquelle la demande d'origine a été envoyée à votre entreprise.

    Notez que le Date de RFI d’origine n'est disponible et obligatoire que si l'auteur de la demande est une autre partie que votre entreprise.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Date de RFI d’origine, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    RFI n°

    Numéro de la demande ou de la réponse que vous envoyez.

    Notez qu'un numéro RFI ne peut être utilisé qu'une seule fois.

    Saisissez le numéro de demande dans le champ RFI n°.

    Date RFI

    Date à laquelle vous avez envoyé la demande ou une réponse à la demande.

    Cliquez sur la flèche à droite de champ Date RFI, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    Statut RFI

    Indique si toutes les informations nécessaires concernant la demande ont été reçues.

    N'oubliez pas de fermer les demandes de prix une fois qu'elles ont été traitées.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Statut RFI sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Ouvrir: Toutes les informations nécessaires n'ont pas été reçues.

    • Fermé: Toutes les informations nécessaires ont été reçues.

    Date de la demande

    Date à laquelle les informations demandées doivent être reçues.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Date de la demande, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    Objet

    Objet de la demande.

    Saisissez un objet dans le champ Objet.

    Corps

    Corps du texte de la demande.

    Saisissez le texte de la demande dans le champ Corps.

  3. Pour ajouter des destinataires à la demande, procédez comme suit :
    1. Cliquez n'importe où dans le tableau Destinataire.
    2. Dans la boîte de dialogue Destinataires, modifiez les propriétés du destinataire en fonction de vos besoins :

      Option

      Description

      À

      L'entreprise et la personne destinataires.

      Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à gauche À et sélectionnez l’entreprise destinataire dans la liste.

      Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à droite À et sélectionnez le destinataire dans la liste.

      Notez que seules les entreprises qui ont été ajoutées pour le projet dans la boîte de dialogue Gestion de projet et leurs contacts sont disponibles dans les listes Auteur.

      Leur n° RFI

      Numéro de demande du destinataire.

      Saisissez un chiffre dans le champ Leur n° RFI.

      Date d’envoi

      Date à laquelle la demande a été envoyée au destinataire.

      Cliquez sur la flèche à droite de champ Date d’envoi, et sélectionnez une date dans le calendrier.

      Envoyé via

      Méthode avec laquelle la demande a été envoyée.

      Les méthodes disponibles sont définies dans Paramétrage Envoyé via. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des méthodes d’envoi de documents.

      Cliquez sur la flèche à droite de la liste Envoyé via et sélectionnez une méthode d'expédition dans la liste.

      Date de réception

      Date à laquelle la première réponse du destinataire a été reçue.

      Cliquez sur la flèche à droite de champ Date de réception, et sélectionnez une date dans le calendrier.

      Date de réponse

      La date à laquelle toutes les informations nécessaires ont été reçues et le statut de la demande peut être défini sur Fermé.

      La date de réponse est incluse dans les rapports de demande d'informations.

      Cliquez sur la flèche à droite de champ Date de réponse, et sélectionnez une date dans le calendrier.

      Détails de la réponse

      Toute information concernant la réponse. Les détails de la réponse sont inclus dans les rapports RFI.

      Saisissez les détails dans le champ Détails de la réponse.

    3. Cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications.

      Le cas échéant, vous pouvez également supprimer les destinataires en les sélectionnant, en cliquant sur Supprimer, et en cliquant sur Oui pour confirmer.

    4. Pour fermer la boîte de dialogue Destinataires, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.
  4. Pour modifier les fichiers joints à la demande, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez la demande dans la liste.
    2. Cliquez sur Fichiers joints.
    3. Dans la boîte de dialogue Fichiers RFI, sélectionnez une pièce jointe et modifiez sa description en fonction de vos besoins.
    4. Si nécessaire, cliquez sur la flèche à droite de la liste à côté de la description et sélectionnez si la pièce jointe est liée à une demande ou à une réponse.
    5. Cliquez sur Enregistrer.

      Le cas échéant, vous pouvez également supprimer les fichiers joints en les sélectionnant, en cliquant sur Supprimer, et en cliquant sur Oui pour confirmer.

    6. Pour fermer la boîte de dialogue Fichiers RFI, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.

Supprimer une demande

Notez que la suppression d'une demande est une opération définitive et ne peut être annulée.

  1. Dans la boîte de dialogue Demande d’information,, sélectionnez la demande que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer.
  3. Pour supprimer définitivement la demande, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.
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