Créer, modifier et supprimer des transmissions

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2021
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Créer, modifier et supprimer des transmissions

Utilisez la boîte de dialogue Transmission pour gérer les transmissions. Vous pouvez créer des transmissions, joindre des plans aux transmissions, modifier les propriétés des transmissions existantes ou supprimer les transmissions inutiles.

Créer une transmission

  1. En bas de la boîte de dialogue Transmission, cliquez sur Nouveau.

    Le prochain numéro de transmission disponible est complété dans le champ Transmission n°.

  2. Le cas échéant, modifiez le numéro de transmission.
  3. Définissez les propriétés de la transmission.

    Les éléments marqués d’un astérisque (*) dans le tableau suivant sont obligatoires.

    Option

    Description

    Date *

    Il s’agit de la date de la transmission.

    Cliquez sur la flèche à droite de le champ Date et sélectionnez la date dans le calendrier.

    Destinataire *

    Il s’agit de l’entreprise et du contact qui recevront la transmission une fois qu’elle sera prête.

    Notez que les entreprises et les contacts disponibles sont définis dans la boîte de dialogue Standards de projet de l’entreprise. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Définir les paramètres standard de l’entreprise pour le module Gestion de projet.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à gauche Destinataire et sélectionnez l’entreprise destinataire dans la liste.

    Titre *

    Il s’agit du titre qui s’affiche en haut de la transmission.

    Dans le champ Titre, saisissez un titre pour la transmission.

    Envoi *

    Vous permet de définir comment les plans sont envoyés au destinataire.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Envoi sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Joint: les plans sont envoyés joints à la transmission.

    • Sous pli séparé: les plans sont envoyés sous pli séparé.

    Type *

    Permet de définir si le destinataire doit renvoyer les plans.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Type sélectionnez l’une des options suivantes :

    1. À retourner: le destinataire doit renvoyer les plans à une date précise.

    2. Pour publication uniquement: le destinataire n’a pas besoin de renvoyer les plans.

    Éléments *

    Il s’agit des types d’éléments envoyés avec la transmission. Le cas échéant, vous pouvez sélectionner plusieurs options.

    Les options sont définies dans la boîte de dialogue Paramétrage des éléments de transmission. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des éléments de transmission.

    Pour ajouter des éléments à la transmission, procédez comme suit :
    1. Cliquez sur le champ Éléments.

    2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des éléments, cliquez sur les touches de flèche pour déplacer les types d’éléments à inclure dans la transmission vers la liste Inclus.

    3. Cliquez sur OK.

    Objectif *

    Il s’agit des objectifs de l’envoi de la transmission. Par exemple, les transmissions peuvent être envoyées pour approbation ou pour prix. Le cas échéant, vous pouvez sélectionner plusieurs objectifs.

    Les options sont définies dans la boîte de dialogue Paramétrage des objectifs de transmissions. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des objectifs de transmission.

    La boîte de dialogue Sélectionner des objectifs s’ouvre automatiquement lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Sélectionner des éléments. Dans la boîte de dialogue, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur les touches de flèche pour déplacer les objectifs de l’envoi de la transmission vers la liste Inclus.

    2. Cliquez sur OK.

    Nombre d’impressions

    Il s’agit du nombre d’impressions incluses dans la transmission.

    Saisissez un chiffre dans le champ Nombre d’impressions.

    Impressions à retourner

    Si Type est réglé sur À retourner, définissez le nombre d’impressions à renvoyer.

    Saisissez un chiffre dans le champ Impressions à retourner.

    Nombre de sépias

    Il s’agit du numéro inclus dans la transmission.

    Saisissez un chiffre dans le champ Nombre de sépias.

    Sépias à retourner

    Si Type est réglé sur À retourner, définissez le nombre de sépias à renvoyer.

    Saisissez un chiffre dans le champ Sépias à retourner.

    Envoyé par

    Il s’agit de l’expéditeur de la transmission.

    Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Cliquez sur la flèche à droite de la liste Envoyé par et sélectionnez un expéditeur précédemment défini dans la liste.
    • Saisissez un nouveau nom d’expéditeur dans le champ Envoyé par.

      Le nom est enregistré et sera disponible pour les transmissions futures.

    Copier vers

    Il s’agit des personnes qui reçoivent une copie de la transmission.

    Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Cliquez sur la flèche à droite de la liste Copier vers et sélectionnez un nom précédemment défini dans la liste.
    • Saisissez un nouveau nom dans le champ Envoyé par.

      Le nom est enregistré et sera disponible pour les transmissions futures.

    Remarques

    Toutes les remarques que vous souhaitez ajouter à la transmission.

    Saisissez les remarques dans le champ Remarques.

    Texte standard

    Il s’agit des éléments de texte que vous souhaitez inclure dans la transmission. Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule option.

    Les éléments de texte sont définis dans la boîte de dialogue Paramétrage des textes standard de transmission. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des éléments de texte utilisés couramment pour les transmissions.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Texte standard et sélectionnez une option dans la liste.

    Date de retour *

    Si Type est réglé sur À retourner, définissez la date à laquelle les plans doivent être renvoyés.

    N’oubliez pas d’ajouter une date de retour pour les plans renvoyés, afin qu’ils n’apparaissent pas comme en retard.

    Cliquez sur la flèche à droite de le champ Date de retour et sélectionnez une date dans la liste.

  4. Pour joindre des plans à la nouvelle transmission, procédez comme suit :
    1. En bas de la boîte de dialogue, cliquez sur Plans.
    2. En bas de la boîte de dialogue Plans de transmission, cliquez sur Ajouter des plans.
    3. Dans la boîte de dialogue Ajouter des plans de transmission, cliquez sur les touches de flèche pour déplacer les plans que vous souhaitez joindre vers la liste Inclus.

      Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée.

      Pour sélectionner une plage d’éléments consécutifs, maintenez la touche Maj enfoncée.

    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.

    Vous pouvez voir les plans associés dans l’angle inférieur droit de la boîte de dialogue Transmission.

  5. Cliquez sur Ajouter.

Modifier une transmission

Modifiez une transmission pour changer ses propriétés. Par exemple, vous devez ajouter une date de retour pour les plans renvoyés, afin qu’ils n’apparaissent pas comme en retard.

  1. Dans la boîte de dialogue Transmission, sélectionnez la transmission que vous souhaitez modifier.
  2. Modifiez les propriétés de la transmission.

    Les éléments marqués d’un astérisque (*) dans le tableau suivant sont obligatoires.

    Option

    Description

    Date *

    Il s’agit de la date de la transmission.

    Cliquez sur la flèche à droite de le champ Date et sélectionnez la date dans le calendrier.

    Destinataire *

    Il s’agit de l’entreprise et du contact qui recevront la transmission une fois qu’elle sera prête.

    Notez que seules les entreprises qui ont été ajoutées pour le projet dans la boîte de dialogue Gestion de projet et leurs contacts sont disponibles dans les listes Destinataire.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à gauche Destinataire et sélectionnez l’entreprise destinataire dans la liste.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste la plus à droite Destinataire et sélectionnez la personne à contacter dans la liste.

    Titre *

    Il s’agit du titre qui s’affiche en haut de la transmission.

    Dans le champ Titre, saisissez un titre pour la transmission.

    Envoi *

    Vous permet de définir comment les plans sont envoyés au destinataire.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Envoi sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Joint: les plans sont envoyés joints à la transmission.

    • Sous pli séparé: les plans sont envoyés sous pli séparé.

    Type *

    Permet de définir si le destinataire doit renvoyer les plans.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Type sélectionnez l’une des options suivantes :

    1. À retourner: le destinataire doit renvoyer les plans à une date précise.

    2. Pour publication uniquement: le destinataire n’a pas besoin de renvoyer les plans.

    Éléments *

    Il s’agit des types d’éléments envoyés avec la transmission. Vous pouvez sélectionner plusieurs options.

    Les options sont définies dans la boîte de dialogue Paramétrage des éléments de transmission. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des éléments de transmission.

    Pour ajouter des éléments à la transmission, procédez comme suit :
    1. Cliquez sur le champ Éléments.

    2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des éléments, cliquez sur les touches de flèche pour déplacer les types d’éléments à inclure dans la transmission vers la liste Inclus.

    3. Cliquez sur OK.

    Objectif

    Il s’agit des objectifs de l’envoi de la transmission. Par exemple, les transmissions peuvent être envoyées pour approbation ou pour prix. Le cas échéant, vous pouvez sélectionner plusieurs objectifs.

    Les options sont définies dans la boîte de dialogue Paramétrage des objectifs de transmissions. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des objectifs de transmission.

    La boîte de dialogue Sélectionner des objectifs s’ouvre automatiquement lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Sélectionner des éléments. Dans la boîte de dialogue, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur les touches de flèche pour déplacer les objectifs de l’envoi de la transmission vers la liste Inclus.

    2. Cliquez sur OK.

    Nombre d’impressions

    Il s’agit du nombre d’impressions incluses dans la transmission.

    Saisissez un chiffre dans le champ Nombre d’impressions.

    Impressions à retourner

    Si Type est réglé sur À retourner, définissez le nombre d’impressions à renvoyer.

    Saisissez un chiffre dans le champ Impressions à retourner.

    Nombre de sépias

    Il s’agit du nombre d’impressions incluses dans la transmission.

    Saisissez un chiffre dans le champ Nombre de sépias.

    Sépias à retourner

    Si Type est réglé sur À retourner, définissez le nombre de sépias à renvoyer.

    Saisissez un chiffre dans le champ Sépias à retourner.

    Envoyé par

    Il s’agit de l’expéditeur de la transmission.

    Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Cliquez sur la flèche à droite de la liste Envoyé par et sélectionnez un expéditeur précédemment défini dans la liste.
    • Saisissez un nouveau nom d’expéditeur dans le champ Envoyé par.

      Le nom est enregistré et sera disponible pour les transmissions futures.

    Copier vers

    Il s’agit des personnes qui reçoivent une copie de la transmission.

    Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Cliquez sur la flèche à droite de la liste Copier vers et sélectionnez un nom précédemment défini dans la liste.
    • Saisissez un nouveau nom dans le champ Envoyé par.

      Le nom est enregistré et sera disponible pour les transmissions futures.

    Remarques

    Toutes les remarques que vous souhaitez ajouter à la transmission.

    Saisissez les remarques dans le champ Remarques.

    Texte standard

    Il s’agit des éléments de texte que vous souhaitez inclure dans la transmission. Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule option.

    Les éléments de texte sont définis dans la boîte de dialogue Paramétrage des textes standard de transmission. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Créer, modifier et supprimer des éléments de texte utilisés couramment pour les transmissions.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Texte standard et sélectionnez une option dans la liste.

    Date de retour *

    Si Type est réglé sur À retourner, définissez la date à laquelle les plans doivent être renvoyés.

    N’oubliez pas d’ajouter une date de retour pour les plans renvoyés, afin qu’ils n’apparaissent pas comme en retard.

    Cliquez sur la flèche à droite de champ Date de retour, et sélectionnez une date dans le calendrier.

  3. Pour joindre des plans à la nouvelle transmission, procédez comme suit :
    1. En bas de la boîte de dialogue, cliquez sur Plans.
    2. Dans la boîte de dialogue Plans de transmission, effectuez l’une des opérations suivantes :
      • Pour ajouter de nouveaux plans, cliquez sur Ajouter des plans, sélectionnez les plans et cliquez sur Ajouter.

      • Pour définir la date de sortie de l’atelier, sélectionnez les plans et cliquez sur Définir la date de sortie de l’atelier. Ensuite, sélectionnez la date dans le calendrier et cliquez sur OK.

      • Pour renvoyer des plans, sélectionnez les plans et cliquez sur Retourner. Ensuite, sélectionnez le statut d’approbation et la date de retour, puis cliquez sur Mettre à jour.

        Notez que si ce n’est pas la première fois que ces plans sont renvoyés, vous devez cocher la case Envoyer à nouveau.

      • Pour annuler les plans renvoyés, sélectionnez les plans et cliquez sur Annuler retour. Ensuite, sélectionnez le statut d’approbation et cliquez sur OK.

      • Pour supprimer des plans depuis la transmission, sélectionnez les plans et cliquez sur Supprimer les plans sélectionnés.

    3. Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.

    Vous pouvez voir les plans associés dans l’angle inférieur droit de la boîte de dialogue Transmission.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer les transmissions

  1. Dans la boîte de dialogue Transmission, sélectionnez les transmissions que vous souhaitez supprimer.

    Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée.

    Pour sélectionner une plage d’éléments consécutifs, maintenez la touche Maj enfoncée.

  2. Cliquez sur Supprimer.
  3. Pour supprimer définitivement les transmissions, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.
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