Crear, modificar y eliminar solicitudes de información

Usar el cuadro de diálogo Solicitud de Información para administrar las solicitudes de información, o RFIs. Se pueden crear nuevas solicitudes, agregar destinatarios para las solicitudes, adjuntar archivos o correos electrónicos a las solicitudes, modificar las propiedades de las solicitudes existentes o eliminar solicitudes innecesarias.

Tener en cuenta que las solicitudes de su empresa o de cualquier otra parte del proyecto se pueden registrar en el cuadro de diálogo Solicitud de Información.

Crear una solicitud

En el cuadro de diálogo Solicitud de Información, hacer clic en Nuevo.

Definir las propiedades de la solicitud.

Los elementos marcados con un asterisco (*) en la siguiente tabla son obligatorios.


Opción	Descripción
Originador *	La parte que inició la solicitud original. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista superior Originador y seleccionar la empresa autora en la lista. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista inferior Originador y seleccionar la persona de contacto que inició la solicitud en la lista. Tener en cuenta que solo las empresas que se hayan agregado para el proyecto en el cuadro de diálogo Gestión de Proyectos y sus personas de contacto estarán disponibles en las listas Originador.
N.° orig. RFI *	El número de la solicitud original enviada a la empresa. Tener en cuenta que el N.° orig. RFI solo estará disponible y será obligatorio si el autor de la solicitud es otra parte que no sea la empresa. Escribir el número de solicitud en el campo N.° orig. RFI.
Fecha Original de RFI *	La fecha en la que se envió la solicitud original a la empresa. Tener en cuenta que el Fecha Original de RFI solo estará disponible y será obligatorio si el autor de la solicitud es otra parte que no sea la empresa. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Fecha Original de RFI y seleccionar una fecha en el calendario.
# RFI *	El número de la solicitud o respuesta que se esté enviando. Tener en cuenta que un número de RFI solo se puede usar una vez. Escribir el número de solicitud en el campo # RFI.
Fecha RFI *	La fecha en la que se envió la solicitud. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Fecha RFI y seleccionar una fecha en el calendario.
Estado RFI	Indica si se ha recibido toda la información necesaria sobre la solicitud. Recuerde cerrar las solicitudes una vez que hayan sido respondidas. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Estado RFI y seleccionar una de las siguientes opciones: Abrir: no se ha recibido toda la información necesaria. Cerrado: se ha recibido toda la información necesaria. Nota: Establecer del estado de RFI a Cerrado no cierra la solicitud, por lo que la solicitud aún puede mostrarse como vencida. Para realmente cerrar la solicitud, se debe definir una fecha de respuesta cuando se haya recibido toda la información necesaria del destinatario principal de la solicitud.
Fecha de Solicitud *	La fecha en la que debe recibirse la información solicitada. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Fecha de Solicitud y seleccionar una fecha en el calendario.
Asunto *	El asunto de la solicitud. Escribir un asunto en el campo Asunto.
Cuerpo *	El texto del cuerpo de la solicitud. Escribir el texto de la solicitud en el campo Cuerpo.

Para agregar destinatarios a la solicitud, hacer lo siguiente:

Hacer clic en cualquier parte de la tabla Destinatario.
En el cuadro de diálogo Destinatarios, hacer clic en uno de los siguientes botones:
- Nuevo destinatario principal: crea un destinatario principal.
- Nuevo destinatario en copia: crea un destinatario que recibe una copia de la solicitud original.

Definir las propiedades del destinatario:


Opción	Descripción
A	La empresa y persona receptora. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la izquierda A y seleccionar la empresa receptora en la lista. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la derecha A y seleccionar el destinatario en la lista. Tener en cuenta que solo las empresas que se hayan agregado para el proyecto en el cuadro de diálogo Gestión de Proyectos y sus personas de contacto estarán disponibles en las listas Originador.
Su # RFI	El número de solicitud del destinatario. Escribir un número en el campo Su # RFI.
Fecha Enviado	La fecha en la que se envió la solicitud al destinatario. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha Enviado y seleccionar una fecha en el calendario.
Enviado mediante	El método con el que se envió la solicitud. Los métodos disponibles se establecen en Mantenimiento metodos de envío. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar métodos para enviar documentos. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Enviado mediante y seleccionar un método de envío en la lista.
Fecha de recepción	La fecha en la que se recibió la primera respuesta del destinatario. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha de recepción y seleccionar una fecha en el calendario.
Fecha Respuesta	La fecha en la que se recibió toda la información necesaria y el estado de la solicitud se pudo establecer a Cerrado. La fecha de respuesta se incluye en los informes de RFI. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha Respuesta y seleccionar una fecha en el calendario.
Detalles de la respuesta	Cualquier información relacionada con la respuesta. Los detalles de la respuesta se incluyen en los informes de RFI. Escribir los detalles en el campo Detalles de la respuesta.

Para agregar el destinatario, dependiendo del tipo de destinatario, hacer clic en Agregar PR o Agregar CC.

Repetir los pasos b a d para todos los destinatarios necesarios.
Para cerrar el cuadro de diálogo Destinatarios, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha..

En el cuadro de diálogo Solicitud de Información, hacer clic en Agregar para crear la solicitud.
Para adjuntar archivos a la nueva solicitud, hacer lo siguiente:
1. Seleccionar la solicitud en la lista.
2. Hacer clic en Archivos adjuntos.
3. En el cuadro de diálogo Archivos de RFI, hacer clic en Nuevo.
4. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, agregar un archivo, correo electrónico de Microsoft Outlook o archivos adjuntos de correo electrónico de Microsoft Outlook.
  
  Para más información, consultar Agregar referencias de documento.
5. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la izquierda RFI y seleccionar la solicitud relacionada en la lista.
6. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la derecha RFI y seleccionar si el archivo adjunto es una solicitud o una respuesta.
7. Escribir una descripción para el archivo adjunto.
8. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  
  Repetir los pasos c al h para todos los archivos adjuntos necesarios.
9. En el cuadro de diálogo Archivos de RFI, hacer clic en Guardar.
10. Para cerrar el cuadro de diálogo Archivos de RFI, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha..

Modificar una solicitud

Modificar una solicitud para cambiar sus propiedades. Por ejemplo, se debe cerrar una solicitud después de recibir toda la información necesaria.

En el cuadro de diálogo Solicitud de Información, seleccionar la solicitud que se desee modificar.

Modificar las propiedades de la solicitud según se requiera:


Opción	Descripción
Originador	La parte que inició la solicitud original. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista superior Originador y seleccionar la empresa autora en la lista. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista inferior Originador y seleccionar la persona de contacto que inició la solicitud en la lista. Tener en cuenta que solo las empresas que se hayan agregado para el proyecto en el cuadro de diálogo Gestión de Proyectos y sus personas de contacto estarán disponibles en las listas Originador.
N.° orig. RFI	El número de la solicitud original enviada a la empresa. Tener en cuenta que el N.° orig. RFI solo estará disponible y será obligatorio si el autor de la solicitud es otra parte que no sea la empresa. Escribir el número de solicitud en el campo N.° orig. RFI.
Fecha Original de RFI	La fecha en la que se envió la solicitud original a la empresa. Tener en cuenta que el Fecha Original de RFI solo estará disponible y será obligatorio si el autor de la solicitud es otra parte que no sea la empresa. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Fecha Original de RFI y seleccionar una fecha en el calendario.
# RFI	El número de la solicitud o respuesta que se esté enviando. Tener en cuenta que un número de RFI solo se puede usar una vez. Escribir el número de solicitud en el campo # RFI.
Fecha RFI	La fecha en la que se envió la solicitud o una respuesta a la solicitud. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha RFI y seleccionar una fecha en el calendario.
Estado RFI	Indica si se ha recibido toda la información necesaria sobre la solicitud. Recuerde cerrar las solicitudes una vez que hayan sido respondidas. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Estado RFI y seleccionar una de las siguientes opciones: Abrir: no se ha recibido toda la información necesaria. Cerrado: se ha recibido toda la información necesaria.
Fecha de Solicitud	La fecha en la que debe recibirse la información solicitada. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Fecha de Solicitud y seleccionar una fecha en el calendario.
Asunto	El asunto de la solicitud. Escribir un asunto en el campo Asunto.
Cuerpo	El texto del cuerpo de la solicitud. Escribir el texto de la solicitud en el campo Cuerpo.

Para agregar destinatarios a la solicitud, hacer lo siguiente:

Hacer clic en cualquier parte de la tabla Destinatario.

En el cuadro de diálogo Destinatarios modificar las propiedades de destinatario según se requiera:


Opción	Descripción
A	La empresa y persona receptora. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la izquierda A y seleccionar la empresa receptora en la lista. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la derecha A y seleccionar el destinatario en la lista. Tener en cuenta que solo las empresas que se hayan agregado para el proyecto en el cuadro de diálogo Gestión de Proyectos y sus personas de contacto estarán disponibles en las listas Originador.
Su # RFI	El número de solicitud del destinatario. Escribir un número en el campo Su # RFI.
Fecha Enviado	La fecha en la que se envió la solicitud al destinatario. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha Enviado y seleccionar una fecha en el calendario.
Enviado mediante	El método con el que se envió la solicitud. Los métodos disponibles se establecen en Mantenimiento metodos de envío. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar métodos para enviar documentos. Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Enviado mediante y seleccionar un método de envío en la lista.
Fecha de recepción	La fecha en la que se recibió la primera respuesta del destinatario. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha de recepción y seleccionar una fecha en el calendario.
Fecha Respuesta	La fecha en la que se recibió toda la información necesaria y el estado de la solicitud se pudo establecer a Cerrado. La fecha de respuesta se incluye en los informes de RFI. Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha Respuesta y seleccionar una fecha en el calendario.
Detalles de la respuesta	Cualquier información relacionada con la respuesta. Los detalles de la respuesta se incluyen en los informes de RFI. Escribir los detalles en el campo Detalles de la respuesta.

Hacer clic en Editar para guardar los cambios.

Si es necesario, también se pueden eliminar destinatarios seleccionándolos, haciendo clic en Eliminar y haciendo clic en Sí para confirmar.
Para cerrar el cuadro de diálogo Destinatarios, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha..

Para modificar los archivos adjuntos a la solicitud, hacer lo siguiente:
1. Seleccionar la solicitud en la lista.
2. Hacer clic en Archivos adjuntos.
3. En el cuadro de diálogo Archivos de RFI, seleccionar un archivo adjunto y modificar su descripción según se requiera.
4. Si es necesario, hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista junto a la descripción y seleccionar si el archivo adjunto está relacionado con una solicitud o una respuesta.
5. Hacer clic en Guardar.
  
  Si es necesario, también se pueden eliminar archivos adjuntos seleccionándolos, haciendo clic en Eliminar y haciendo clic en Sí para confirmar.
6. Para cerrar el cuadro de diálogo Archivos de RFI, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha..

Eliminar una solicitud

Tener en cuenta que eliminar una solicitud es una acción permanente y no se puede deshacer.

En el cuadro de diálogo Solicitud de Información, seleccionar la solicitud que se desee eliminar.
Hacer clic en Eliminar.
Para borrar permanentemente, la solicitud, hacer clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.