Добавление комплектов документов

Вы можете отправлять совершенно новые комплекты документов — документы, сообщения электронной почты из Microsoft Outlook и вложения из Microsoft Outlook — в Реестр документов, а также добавлять уже загруженные в Реестр документов документы в текущее задание.

Добавление новых документов

В дереве навигации диалогового окна Реестр документов - по категории выберите категорию, в которой вы хотите сохранить документ.
Нажмите Добавить комплект документов.

Если вы просматриваете комплекты документов из нескольких модулей, не выбрав в дереве навигации характерную для модуля категорию, Tekla EPM спрашивает, для какого модуля вы хотите сохранить файл.
Выберите нужный модуль.
В диалоговом окне Реестр документов - добавление комплекта документов нажмите Добавить файл.

Также можно перетаскивать файлы в диалоговое окно Реестр документов - добавление комплекта документов. В этом случае пропустите шаги 5 и 6.
В диалоговом окне Открыть найдите и выберите документ, который вы хотите добавить.
Нажмите Открыть.

Если вы хотите добавить другие документы с такими же настройками, нажмитеДобавить дополнительный файл и повторите шаги 4–6 для каждого документа.
В диалоговом окне Добавить файл выберите компанию и контакт, от которых вы получили документ, в списках Источник файла.

Также можно перетаскивать файлы в диалоговое окно Добавить файл.
В зависимости от своей задачи выполните одно из следующих действий:
- Чтобы сжать несколько документов в один архив, выберите вариант Сжать файлы в один архив.
- Чтобы оставить добавленные документы в несжатом виде, выберите вариант Не сжимать файлы.
Если вы хотите изменить папку, в которой сохранен документ, нажмите Обзор и выберите новую папку.
В зависимости от своей задачи выполните одно из следующих действий:
- Чтобы переместить исходный документ в выбранную папку, выберите вариант Переместить файл.
- Чтобы скопировать документ в выбранную папку, но оставить оригинал нетронутым, выберите вариант Копировать файл (оставить исходный).
Введите описание прикрепляемого документа.
Нажмите Добавить файл.
Введите описание для всего комплекта документов.

Это описание относится ко всем добавляемым документам, сообщениям электронной почты и вложениям электронной почты.
Добавив все необходимые документы, сообщения электронной почты и вложения электронной почты, нажмите Добавить комплект документов.

Диалоговое окно Реестр документов - добавление комплекта документов закрывается, и документы добавляются в Реестр документов. Все добавленные документы отображаются в списке в диалоговом окне Реестр документов - по категории.

Добавление электронного сообщения Microsoft Outlook

В Microsoft Outlook выберите сообщение электронной почты, которое вы хотите добавить.
В дереве навигации диалогового окна Реестр документов - по категории выберите категорию, в которой вы хотите сохранить сообщение.
Нажмите Добавить комплект документов.
В диалоговом окне Реестр документов - добавление комплекта документов нажмите Добавить сообщение из Outlook.

Копия сообщения электронной почты добавляется в Реестр документов.

Текст сообщения электронной почты добавляется в поле Описание.
Нажмите Добавить файл.
Введите описание для всего комплекта документов.

Это описание относится ко всем добавляемым документам, сообщениям электронной почты и вложениям электронной почты.
Добавив все необходимые документы, сообщения электронной почты и вложения электронной почты, нажмите Добавить комплект документов.

Диалоговое окно Реестр документов - добавление комплекта документов закрывается, и сообщения добавляются в Реестр документов.

Добавление вложения из сообщения Microsoft Outlook

В Microsoft Outlook выберите сообщение электронной почты с вложением, которое вы хотите добавить.
В дереве навигации диалогового окна Реестр документов - по категории выберите категорию, в которой вы хотите сохранить вложение.
Нажмите Добавить комплект документов.
В диалоговом окне Реестр документов - добавление комплекта документов нажмите Добавить вложения из Outlook.
Перейдите к папке, где вы хотите сохранить вложение, и щелкните папку, чтобы выбрать ее.
Нажмите Открыть.
В диалоговом окне Добавить файл выберите компанию и контакт, от которых вы получили вложение, в списках Источник файла.
В зависимости от своей задачи выполните одно из следующих действий:
- Чтобы сжать несколько вложений в один архив, выберите вариант Сжать файлы в один архив.
- Чтобы оставить вложения в несжатом виде, выберите вариант Не сжимать файлы.
Введите описание вложения.
Нажмите Добавить файл.
Введите описание для всего комплекта документов.

Это описание относится ко всем добавляемым документам, сообщениям электронной почты и вложениям электронной почты.
Добавив все необходимые документы, сообщения электронной почты и вложения электронной почты, нажмите Добавить комплект документов.

Диалоговое окно Реестр документов - добавление комплекта документов закрывается, и вложения добавляются в Реестр документов.

Поиск и добавление документа, уже присутствующего в Реестре документов

Найти и добавить в текущее задание документы, которые уже сохранены в диалоговом окне Реестр документов, можно с помощью команды Поиск.

В дереве навигации диалогового окна Реестр документов - по категории выберите категорию, в которой вы хотите сохранить документ.
Нажмите Добавить комплект документов.
В диалоговом окне Реестр документов - добавление комплекта документов нажмите Поиск.
В диалоговом окне Поиск нажмите Обзор и выберите папку, где вы собираетесь искать документы.

Совет:
Чтобы искать документы также в подпапках выбранной папки, установите флажок Подкаталоги.
Чтобы сузить поиск, выполните одно или несколько из следующих действий:
- Введите имя документа, размер документа и расширение имени файла.
- В поле Дата файла выберите даты, между которыми документ был создан или загружен на ваш компьютер.
- В поле Дата погрузки выберите даты, между которыми документ был добавлен в Реестр документов.
- В списках Источник выберите контакт и компанию, от которых вы получили документ.
Чтобы включить в поиск архивированные документы, установите флажок Включить все архивные файлы.
Нажмите Поиск.

Результаты поиска отображаются вверху диалогового окна Поиск.
В результатах поиска дважды щелкните документ, который вы хотите добавить.

Документ добавляется в Реестр документов для текущего задания.

Выбор и добавление документа, уже присутствующего в Реестре документов

Выбрать и добавить в текущее задание документы, которые уже сохранены в диалоговом окне Реестр документов, можно с помощью команды Найти по каталогу. Также можно добавлять новые документы и удалять существующие, переименовывать документы и категории, перемещать документы в другие папки и открывать документы.

В дереве навигации диалогового окна Реестр документов - по категории выберите категорию, в которой вы хотите сохранить документ.
Нажмите Добавить комплект документов.
В диалоговом окне Реестр документов - добавление комплекта документов нажмите Найти по каталогу.
В дереве навигации в левой части диалогового окна Реестр документов - по каталогу выберите категорию.

Если вы хотите переименовать выбранную категорию, вы можете нажать Переименовать каталог, ввести новое название и нажать ОК.

Документы в категории перечисляются в области отображения диалогового окна.
Выберите документ.
В нижнем правом углу нажмите Выбрать.
Обратите внимание, что помимо добавления существующего документа в текущее задание, с помощью кнопок внизу диалогового окна можно:
- добавить новые документы (Добавить файл);
- удалить документ (Удалить файл);
- переместить документ в другую папку внутри папки Реестра документов (Переместить файл);
- переименовать документ (Переименовать файл);
- открыть документ (Открыть файл).

Документ добавляется в Реестр документов для текущего задания.