Index de documents est un emplacement pour stocker les fichiers à partager entre les autres utilisateurs. Dans Index de documents, vous pouvez stocker différents types de documents à des fins de référence, et modifier, supprimer, ouvrir et envoyer par e-mail ces fichiers.

Chaque module, à l’exception de Inventaire, possède sa propre zone Index de documents qui permet de stocker différents types de fichiers dans le module approprié. Par exemple, vous pouvez enregistrer les plans de conception dans les Chiffragefichiers de l’index de documents et de confirmation de commande dans l’index de documents Bon de commande.

Pour fonctionner correctement dans un environnement multi-utilisateur, vous devez d'abord définir l'emplacement par défaut des fichiers partagés dans le dossier Répertoires par défaut. Ce dossier est accessible à tous les ordinateurs de votre réseau. Dans une configuration réseau, chaque utilisateur doit alors définir ses répertoires par défaut pour pointer vers le même répertoire de base afin de pouvoir accéder aux mêmes fichiers. Consultez Répertoires par défaut.

Le répertoire Index de documents doit être défini sur chaque ordinateur. Lorsqu'un fichier est ajouté à l'index des documents, il n'est pas enregistré dans la base de données MySQL. Il est copié dans un répertoire situé sous le répertoire de base et le chemin d'accès relatif au fichier est enregistré dans la base de données.

La structure de l'Index de documents peut être personnalisée pour chaque module afin de définir les catégories et les sous-catégories de documents requises.

La plupart des modules disposent également de leur propre zone Index de documents pour stocker des fichiers spécifiques à un travail.

Les utilisateurs disposant des droits d’administrateur doivent accorder les droits d’accès appropriés à d’autres utilisateurs dans l’onglet Index de documents dans Fichier > Administration. Consultez Gestion des autorisations des utilisateurs.