Définir les catégories standard pour les documents joints
Index de documents vous permet d'organiser et d'enregistrer des documents pour une affaire dans les modules Imbrication, Chiffrage, Gestion de projet, Contrôle de production et Achats.
Vous devez définir des catégories standard dans lesquelles vos documents sont organisés par défaut pour toute nouvelle affaire dans un module. Les catégories standard doivent être définies séparément pour chaque module. Si vous ne définissez pas de catégories standard, vous devez définir la structure individuellement pour chaque affaire.
- Cliquez sur l’onglet ruban Paramétrage.
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Dans le menu, accédez à Index de documents et sélectionnez l’une des options suivantes :
- Catégories Standard - IMB: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux affaires imbriquées.
- Catégories Standard - CHI: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux affaires chiffrées.
- Catégories Standard - ACHAT: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux commandes clients.
- Catégories Standard - PRJ: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux affaires à gérer.
- Catégories Standard - PDC: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux affaires en contrôle de production.
- Catégories Standard - DEM: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux demandes de prix.
- Catégories Standard - BDC: définissez les catégories pour organiser les documents liés aux bons de commande.
La boîte de dialogue Index de documents - Modifier les catégories s’ouvre avec les catégories par défaut.
Caractères génériques : L’utilisateur peut définir l’organisation de l'affaire à l’aide de caractères génériques qui séparent les affaires.
Répertoire par défaut : Crée dynamiquement des sous-répertoires dans le répertoire défini dans /Index de documents.
Dans Standards de l’entreprise sous l'onglet ruban Paramétrage de chacun des modules mentionnés précédemment; vous pouvez sélectionner Créer automatiquement des répertoires d’index de documents. Les éléments des zones qui ont été créés avant cette opération doivent être modifiés manuellement.
Ajouter une catégorie
Renommer une catégorie
- Dans la boîte de dialogue Index de documents - Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie que vous souhaitez renommer.
- Cliquez sur Renommer.
- Dans la boîte de dialogue Nouvelle catégorie, saisissez un nouveau nom pour la catégorie.
- Cliquez sur OK pour mettre à jour le nom.
Supprimer une catégorie
Notez que la suppression d’une catégorie est une opération définitive et ne peut être annulée.
- Dans la boîte de dialogue Index de documents - Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- Pour supprimer définitivement la catégorie, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.