Créer et modifier des factures

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2022
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Créer et modifier des factures

Dans la boîte de dialogue Factures, vous pouvez créer de nouvelles factures pour des éléments de contrat, modifier ou supprimer des factures existantes et créer des documents de facturation standard ou des rapports de facturation.

Pour accéder à la boîte de dialogue Factures, procédez comme suit :

Dans la boîte de dialogue Contrat et facturation, cliquez sur Factures.

Créer une facture

  1. Dans la boîte de dialogue Factures, cliquez sur Nouvelle facture.
  2. En haut de la boîte de dialogue Factures, définissez les propriétés de la facture :

    Les propriétés accompagnées d’un astérisque (*) sont des informations obligatoires.

    Option

    Description

    Demande n° *

    Numéro d'identification utilisé pour identifier la facture sur les rapports AIA G702 et AIA G703.

    Lors de la création d'une nouvelle facture, le champ Demande n° est automatiquement rempli avec le prochain numéro disponible.

    Le cas échéant, saisissez un autre numéro dans le champ Demande n°.

    Facture n°

    Numéro de facture utilisé dans votre logiciel de comptabilité.

    Saisissez le numéro de facture dans le champ Facture n°.

    Date *

    Date à laquelle la facture a été créée.

    Cliquez sur la flèche à droite de champ Date, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    Début de la période *, Fin *

    Dates qui déterminent la plage de dates pendant laquelle le travail facturé sur la facture a été effectué.

    Cliquez sur les flèches sur le côté droit des champs Début de la période et Fin et sélectionnez les dates de début et de fin appropriées dans les calendriers.

    Rétention - Travaux achevés

    Pourcentage de rétention appliqué au travail achevé.

    Saisissez une valeur dans le champ Rétention - Travaux achevés.

    Notez que lorsque vous créez la facture finale, la valeur doit être définie sur 0 %, afin que la rétention retenue sur les factures précédentes puisse être facturée.

    Matières stockées

    Pourcentage de rétention appliqué aux matières stockées.

    Saisissez une valeur dans le champ Matières stockées.

    Notez que lorsque vous créez la facture finale, la valeur doit être définie sur 0 %, afin que la rétention retenue sur les factures précédentes puisse être facturée.

    Créé par *

    Utilisateur Tekla EPM qui crée la facture.

    Lors de la création d'une nouvelle facture, l'utilisateur par défaut est celui qui est actuellement connecté à Tekla EPM sur le poste de travail actuel.

    Le cas échéant, cliquez sur la flèche à droite de la liste Créé par et sélectionnez un autre utilisateur.

    Facturer à *

    Entreprise et personne de contact qui recevront la facture.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Facturer à la plus à gauche et sélectionnez la société.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Facturer à la plus à droite et sélectionnez la personne à contacter dans la liste.

    Remarques

    Toute note ou information supplémentaire sur la facture.

    Saisissez toute information dans le champ Remarques.

  3. Dans la liste au milieu de la boîte de dialogue Factures, sélectionnez l'élément de contrat pour lequel vous souhaitez créer la facture.

    Notez que les propriétés au bas de la boîte de dialogue changent en fonction de l'élément de contrat sélectionné. Si l'élément de contrat est lié à une tâche planifiée, le champ % terminé est rempli automatiquement.

  4. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Pour appliquer la somme à facturer pour le travail achevé en fonction du pourcentage d'achèvement, cliquez sur Appliquer au travail terminé.
    • Pour appliquer la somme à facturer pour les matières stockées en fonction du pourcentage d'achèvement, cliquez sur Appliquer aux matières stockées.
    • Pour déterminer manuellement la somme à facturer et l'appliquer au travail achevé ou aux matières stockées, saisissez la somme dans le champ Actuel - Travail terminé ou le champ Matières stockées.
    • Pour définir la somme sur le montant total restant, double-cliquez sur le champ Actuel - Travail terminé ou le champ Matières stockées.

    La matière suivante dans la liste des éléments de contrat est sélectionné.

    Si nécessaire, pour ajouter l'élément de contrat actuellement sélectionné à la facture, répétez l'étape 4.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la facture.

Modifier une facture

  1. Dans la boîte de dialogue Factures, sélectionnez la facture à modifier.
  2. Cliquez sur Propriétés.
  3. En haut de la boîte de dialogue Factures, modifiez les propriétés de la facture :

    Option

    Description

    Demande n°

    Numéro d'identification utilisé pour identifier la facture sur les rapports AIA G702 et AIA G703.

    Lors de la création d'une nouvelle facture, le champ Demande n° est automatiquement rempli avec le prochain numéro disponible.

    Le cas échéant, saisissez un autre numéro dans le champ Demande n°.

    Facture n°

    Numéro de facture utilisé dans votre logiciel de comptabilité.

    Saisissez le numéro de facture dans le champ Facture n°.

    Date

    Date à laquelle la facture a été créée.

    Cliquez sur la flèche à droite de champ Date, et sélectionnez une date dans le calendrier.

    Début de la période, Fin

    Dates qui déterminent la plage de dates pendant laquelle le travail facturé sur la facture a été effectué.

    Cliquez sur les flèches sur le côté droit des champs Début de la période et Fin et sélectionnez les dates de début et de fin appropriées dans les calendriers.

    Rétention - Travaux achevés

    Pourcentage de rétention appliqué au travail achevé.

    Saisissez une valeur dans le champ Rétention - Travaux achevés.

    Notez que lorsque vous créez la facture finale, la valeur doit être définie sur 0 %, afin que la rétention retenue sur les factures précédentes puisse être facturée.

    Matières stockées

    Pourcentage de rétention appliqué aux matières stockées.

    Saisissez une valeur dans le champ Matières stockées.

    Notez que lorsque vous créez la facture finale, la valeur doit être définie sur 0 %, afin que la rétention retenue sur les factures précédentes puisse être facturée.

    Créé par

    Utilisateur Tekla EPM qui crée la facture.

    Lors de la création d'une nouvelle facture, l'utilisateur par défaut est celui qui est actuellement connecté à Tekla EPM sur le poste de travail actuel.

    Le cas échéant, cliquez sur la flèche à droite de la liste Créé par et sélectionnez un autre utilisateur.

    Facturer à

    Entreprise et personne de contact qui recevront la facture.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Facturer à la plus à gauche et sélectionnez la société.

    Cliquez sur la flèche à droite de la liste Facturer à la plus à droite et sélectionnez la personne à contacter dans la liste.

    Remarques

    Toute note ou information supplémentaire sur la facture.

    Saisissez toute information dans le champ Remarques.

  4. Le cas échéant, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour indiquer si le montant facturé est appliqué au travail achevé ou aux matières stockées, cliquez sur Appliquer au travail terminé ou sur Appliquer aux matières stockées.
    • Pour modifier manuellement le montant à facturer, saisissez une nouvelle valeur dans le champ Actuel - Travail terminé ou le champ Matières stockées.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la facture.

Supprimer une facture

La suppression d’une facture est une opération définitive et ne peut être annulée.

  1. Dans la boîte de dialogue Factures, sélectionnez la facture que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur Propriétés.
  3. Dans l’angle inférieur droit de la boîte de dialogue Factures, cliquez sur Supprimer.
  4. Pour supprimer définitivement la facture, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

Afficher, imprimer ou exporter des documents de facturation ou des rapports de facturation

  1. Dans la boîte de dialogue Factures, cliquez sur l’onglet du ruban Facture.
  2. Dans le menu, sélectionnez Rapports, ou appuyez sur Ctrl+R sur le clavier.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélection de rapports, sélectionnez le rapport de facturation souhaité.

    Les rapports AIA G702 et AIA G703 sont des formulaires standard pour la création de factures.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    Pour

    Procédure

    Afficher le document de facturation ou le rapport de facturation

    • Dans la boîte de dialogue Sélection de rapports, cliquez sur Afficher.

    Le rapport ou le document sélectionné s'ouvre dans Visionneuse de rapports Tekla EPM.

    Vous pouvez utiliser lez boutons Envoyer fichier Excel par e-mail et Envoyer fichier PDF par e-mail en haut de la fenêtre Visionneuse de rapports Tekla EPM pour envoyer le rapport par e-mail via Microsoft Outlook.

    Imprimer le document de facturation ou le rapport de facturation

    1. Dans la boîte de dialogue Sélection de rapports, modifiez le nombre de copies imprimées en cliquant sur les boutons + et -.

    2. Cliquez sur Imprimer.

    3. Pour confirmer l’impression du document ou du rapport, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

    4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une imprimante, cliquez sur une imprimante pour la sélectionner.

    5. Cliquez sur OK.

    Exporter le document de facturation ou le rapport de facturation

    1. Dans la boîte de dialogue Sélection de rapports, cliquez sur Exporter.

    2. Dans la liste Format d’exportation, sélectionnez un format d'export.

    3. Cliquez sur Parcourir.

    4. Modifiez le nom de fichier selon vos besoins.

    5. Accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier exporté, puis cliquez sur Enregistrer.

    6. Pour joindre le fichier exporté à un e-mail Microsoft Outlook et l'envoyer à un destinataire, cochez la case Joindre à l’e-mail.

    7. Pour ouvrir le fichier après l'avoir exporté, cochez la case Ouvrir le document exporté.

    8. Dans la boîte de dialogue Sélection de rapports, cliquez sur Exporter.

  5. Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Fermer (X) dans l’angle supérieur droit.
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