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Ajouter des documents de référence à l'inventaire

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Ajouter des documents de référence à l'inventaire

Vous pouvez soit télécharger des références de documents entièrement nouvelles, telles que des fichiers, des e-mails et des pièces jointes dans Index de documents, soit ajouter des fichiers déjà chargés dans Index de documents à la liste des références des documents d'inventaire.

Ajouter de nouveaux fichiers

  1. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer le document.
  2. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  3. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Ajouter Fichier.
    Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers vers la boîte de dialogue. Si vous le faites, ignorez les étapes 4 et 5.
  4. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le document que vous souhaitez ajouter et sélectionnez le document.
  5. Cliquez sur Ouvrir.
    Si vous souhaitez ajouter d’autres documents avec les mêmes paramètres, cliquez sur Ajouter un autre fichier et répétez les étapes 4 et 5 pour chaque document.
  6. Dans la boîte de dialogue Ajouter Fichier, sélectionnez la société et le contact qui vous ont fourni le document dans les listes Source du fichier.
  7. Selon vos besoins, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour compresser plusieurs documents en une seule archive, sélectionnez l’option Compression des fichiers dans une seule archive.
    • Pour laisser les documents que vous avez ajoutés non compressés, sélectionnez l’option Laisser les fichiers non compressés.
  8. Selon vos besoins, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour déplacer le document original vers le dossier sélectionné, sélectionnez l’option Déplacer un fichier.
    • Pour copier le document dans le dossier sélectionné sans modifier l’original, sélectionnez l’option Copier les fichiers (Laisser l'original).
  9. Saisissez une description pour le document joint.
  10. Cliquez sur Ajouter Fichier.
  11. Pour les certificats de matière, sélectionnez le fournisseur, le numéro de bon de commande et le numéro de série dans les listes disponibles, ou saisissez de nouvelles valeurs dans les champs.

    Si vous ajoutez un certificat de matière pour un élément, notez que le numéro de série de la référence du document doit correspondre au numéro de série de l'élément, entré dans la boîte de dialogue Inventaire.

  12. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  13. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

La boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document se ferme et les documents sont ajoutés à Index de documents.

Vous pouvez voir tous les documents ajoutés dans la liste dans la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie.

Ajouter un e-mail Microsoft Outlook

  1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez ajouter.
  2. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer l’e-mail.
  3. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  4. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Ajouter un e-mail Outlook.

    Une copie de l’e-mail est ajoutée à Index de documents.

    Le texte de l’e-mail est ajouté au champ Description.

  5. Cliquez sur Ajouter Fichier.
  6. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  7. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

La boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document se ferme et les e-mails sont ajoutés à Index de documents.

Ajouter une pièce jointe à partir d’un e-mail Microsoft Outlook

  1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez l’e-mail avec la pièce jointe que vous souhaitez ajouter.
  2. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer la pièce jointe.
  3. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  4. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Ajouter des pièces jointes Outlook.
  5. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la pièce jointe, puis cliquez sur le dossier pour le sélectionner.
  6. Cliquez sur Ouvrir.
  7. Dans la boîte de dialogue Ajouter Fichier, sélectionnez la société et le contact qui vous ont fourni le document dans les listes Source du fichier.
  8. Selon vos besoins, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour compresser plusieurs documents en une seule archive, sélectionnez l’option Compression des fichiers dans une seule archive.
    • Pour laisser les documents que vous avez ajoutés non compressés, sélectionnez l’option Laisser les fichiers non compressés.
  9. Saisissez une description pour la pièce jointe de l’e-mail.
  10. Cliquez sur Ajouter Fichier.
  11. Sélectionnez le fournisseur, le numéro de bon de commande et le numéro de série dans les listes disponibles ou saisissez de nouvelles valeurs dans les champs.

    Si vous ajoutez un certificat de matière pour un élément, notez que le numéro de série de la référence du document doit correspondre au numéro de série de l'élément entré dans la boîte de dialogue Inventaire.

  12. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  13. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

La boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document se ferme et les pièces jointes aux e-mails sont ajoutées à Index de documents.

Rechercher et ajouter un fichier figurant déjà dans l’index de documents

Pour rechercher et ajouter des fichiers qui existent déjà dans le répertoire d'index des documents du côté inventaire de Index de documents, utilisez la commande Rechercher.

  1. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer le fichier.
  2. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  3. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Rechercher.
  4. Dans la boîte de dialogue Rechercher, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher des documents.
    Conseil :

    Pour rechercher également dans les sous-dossiers du dossier sélectionné, cochez la case Sous-répertoires dans la boîte de dialogue Rechercher.

  5. Pour affiner la recherche, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
    • Dans la liste Nom de fichier, tapez le nom du document
    • Dans le champ Ext, saisissez l'extension du nom de fichier.
    • Dans les listes Source, sélectionnez le contact et la société qui ont fourni le document.
    • Dans Date du fichier, sélectionnez la plage de dates où le document a été créé ou téléchargé sur votre ordinateur.
    • Dans Date de chargement, sélectionnez les plages de dates où le document a été ajouté à Index de documents.
  6. Pour inclure les documents archivés dans la recherche, cochez la case Inclure tous les fichiers d'archive.
  7. Cliquez sur Rechercher.

    Les résultats de la recherche apparaissent en haut de la boîte de dialogue Rechercher.

  8. Dans les résultats de la recherche, double-cliquez sur le document que vous souhaitez ajouter.
  9. Sélectionnez le fournisseur, le numéro de bon de commande et le numéro de série dans les listes disponibles ou saisissez de nouvelles valeurs dans les champs.

    Si vous ajoutez un certificat de matière pour un élément, notez que le numéro de série de la référence du document doit correspondre au numéro de série de l'élément, entré dans la boîte de dialogue Inventaire.

  10. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  11. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

Le fichier est ajouté à la liste des documents d'inventaire dans Index de documents.

Parcourir et ajouter un fichier déjà dans l’index de documents

Pour rechercher et ajouter des fichiers qui existent déjà dans le répertoire d'index des documents du côté inventaire de Index de documents, utilisez la commande Rechercher par répertoire. Vous pouvez également ajouter de nouveaux fichiers, supprimer des fichiers existants, renommer des dossiers et des fichiers, déplacer des fichiers vers d'autres dossiers et ouvrir des fichiers.

  1. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer le fichier.
  2. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  3. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Rechercher par répertoire.
  4. Dans l’arbre de navigation à gauche de la boîte de dialogue Index de documents - Par répertoire, sélectionnez une catégorie.

    Les documents de la catégorie sont répertoriés dans la zone d’affichage de la boîte de dialogue.

  5. Sélectionnez un document.
  6. Dans l’angle inférieur droit de la boîte de dialogue, cliquez sur Sélectionner.
    Notez qu’en plus d’ajouter un document existant à l’affaire en cours, vous pouvez également utiliser les boutons en bas de la boîte de dialogue pour :

    • ajouter de nouveaux documents (Ajouter Fichier) ;

    • supprimer un document (Supprimer le fichier) ;

    • déplacer un document vers un autre dossier dans le dossier d’index de documents (Déplacer fichier) ;

    • renommer un document (Renommer le fichier) ;

    • ouvrir un document (Ouvrir fichier).

  7. Sélectionnez le fournisseur, le numéro de bon de commande et le numéro de série dans les listes disponibles ou saisissez de nouvelles valeurs dans les champs.

    Si vous ajoutez un certificat de matière pour un élément, notez que le numéro de série de la référence du document doit correspondre au numéro de série de l'élément, entré dans la boîte de dialogue Inventaire.

  8. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  9. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

Le fichier est ajouté à la liste des documents d'inventaire dans Index de documents.

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