Gestion des comptes utilisateur pour les produits Tekla

Si vous êtes un utilisateur de niveau administrateur dans Tekla Online, vous ajoutez et gérez les comptes utilisateur de votre société dans le système et vous affectez des licences en ligne aux utilisateurs. Si vous êtes un utilisateur de niveau gestionnaire de contrats, vous pouvez également gérer les renouvellements de contrat dans le système.

L'outil que vous utilisez pour gérer les comptes et les licences pour les produits Tekla s'appelle Tekla Online Admin Tool. L’attribution de licences en ligne et la surveillance des comptes utilisateur existants sont abordées plus en détail dans #GUID-E298E584-020D-45F7-978F-109C754EFD83. Pour plus d’informations sur la gestion des renouvellements de contrat, voir .

Responsabilités de l'administrateur de l'organisation

Les administrateurs Tekla Online gèrent l'accès des utilisateurs de l'entreprise aux services et aux licences Tekla Online. Une ou plusieurs personnes de votre entreprise peuvent être des administrateurs. Le premier utilisateur est invité dans votre organisation Tekla Online par un représentant Trimble et se voit attribuer des droits d'administrateur. Cette personne est ensuite chargée d'ajouter d'autres utilisateurs et administrateurs si nécessaire.

En tant qu'administrateur, vous avez la responsabilité des tâches suivantes :

Ajout d’employés à votre organisation Tekla Online. L’adhésion leur permet d’accéder à des services restreints auxquels votre entreprise a droit.
Attribution de licences en ligne à vos utilisateurs pour les produits, fonctionnalités et services Tekla que votre entreprise a achetés. Les licences accordent aux utilisateurs l’accès lorsqu’ils se connectent à l’aide de leur Trimble Identity.
Suppression des personnes de votre organisation Tekla Online lorsqu’elles quittent votre entreprise. Les utilisateurs peuvent continuer à utiliser les licences de votre entreprise et les services Tekla Online associés jusqu’à ce que vous supprimiez leur compte de l’organisation.

Ajouter des utilisateurs à votre organisation Tekla Online

L’intervention de l’utilisateur est requise. Expliquez à vos utilisateurs comment créer leur compte et rejoindre l'organisation en utilisant la méthode de votre choix.

Il existe différentes méthodes pour ajouter des utilisateurs :

Connectez-vous à Tekla Online Admin Tool et passez dans l'onglet Employés ou Utilisateurs de licence externes.
Si vous souhaitez inviter des utilisateurs en ajoutant leurs adresses e-mail :
1. En haut du tableau, cliquez sur Inviter des utilisateurs pour entrer des adresses e-mail, affecter des licences et envoyer les invitations.
2. Ajoutez une ou plusieurs adresses par copier-coller ou en important un fichier CSV.
  - Il n'est pas nécessaire que les utilisateurs disposent d'un compte Trimble Identity. Si nécessaire, des nouveaux comptes sont créés en fonction de vos invitations.
  - Vous pouvez entrer plusieurs adresses en même temps en les séparant par une virgule, par exemple : utilisateur1@exemple.com, utilisateur2@exemple.com
3. Choisissez le Rôle dans l’organisation pour tous les utilisateurs de cette invitation.
  - Les utilisateurs peuvent uniquement être des employés dans une organisation Tekla Online à la fois. Si un utilisateur est déjà un employé dans une autre organisation, le fait de rejoindre votre organisation le retire de l'autre organisation.
    
    Les Administrateurs sont autorisés à gérer les utilisateurs et les licences. Les Gestionnaires de contrats sont autorisés à gérer le renouvellement des contrats.
  - Vous pouvez ajouter l'utilisateur en tant qu'utilisateur de licence externe afin de lui permettre d'accéder uniquement à une licence. L'ajout d'un utilisateur en tant qu'utilisateur de licence externe ne modifie pas le statut d'employé ou d'utilisateur de licence externe de ce dernier.
4. Si vous le souhaitez, cliquez sur Modifier les licences attribuées pour attribuer les licences déjà présentes dans l'invitation.
  - Les licences sont réservées lors de l'envoi des invitations, afin qu'elles ne puissent pas être attribuées accidentellement à d'autres utilisateurs.
  - La licence est attribuée lorsque l’utilisateur accepte l’invitation.
  - La réservation de licence prend fin si l’adresse e-mail n’est pas valide, l’utilisateur rejette l’invitation, un administrateur de votre entreprise annule l’invitation avant que l’utilisateur ne l’accepte ou que l’invitation expire.
Le système Trimble envoie un e-mail aux utilisateurs invités. Chaque utilisateur doit accepter l'invitation dans un délai d'une semaine (si l'invitation expire, il faut envoyer une nouvelle invitation). L'utilisateur peut accepter l'invitation en cliquant sur un lien électronique ou dans son Tekla Online profil . Si un nouveau compte est créé pour un utilisateur, celui-ci doit fournir les informations de profil obligatoires avant de poursuivre.
Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent participer via un lien statique, cliquez sur le lien dans Copiez un lien de demande d'invitation ici.
- Le lien peut être utilisé par plusieurs personnes et il n'expire pas. Vous pouvez par exemple envoyer le lien à plusieurs utilisateurs ou le placer sur votre intranet.
- En suivant ce lien, les utilisateurs peuvent uniquement rejoindre votre organisation. Vous devez approuver les demandes sur l'onglet Demandes et invitations de Tekla Online Admin Tool.
- Lorsque vous utilisez cette méthode, il n’est pas possible de pré-assigner des licences ou des rôles aux utilisateurs.
Si vos utilisateurs effectuent des demandes de participation à partir de leur page de profil, vous devez approuver les demandes dans l'onglet Demandes et invitations de l'outil Tekla Online Admin Tool.
Vérifiez dans Tekla Online Admin Tool que les utilisateurs invités ont rejoint votre organisation avant la date d’expiration des invitations. Lorsque les utilisateurs acceptent les invitations :
- Le compte utilisateur apparaît dans la liste des utilisateurs.
- Si vous avez ajouté l'utilisateur en tant qu'employé, l'accès de votre entreprise aux contenu et services supplémentaires lui est étendu.
- Si vous avez attribué un rôle ou des licences à l'utilisateur dans l'invitation, il peut immédiatement les utiliser. Les licences réservées passent au statut attribué. Si la licence a des affectations limitées, une affectation est déduite du nombre d’affectations restantes.
Si l’utilisateur n'a pas rejoint l'organisation via l’invitation ou que l’invitation ne comprenait aucune licence, un administrateur doit assigner les licences et les rôles nécessaires une fois que l’utilisateur a été ajouté à l’organisation.

Renvoyer une invitation expirée

Si l'utilisateur invité n'accepte pas l'invitation dans un délai d'une semaine, le lien de l'invitation cesse de fonctionner. Pour être en mesure de rejoindre l'organisation, l'utilisateur doit recevoir un nouveau lien.

Connectez-vous à Tekla Online Admin Tool et sélectionnez l'onglet Demandes et invitations.
Les statuts des invitations sont les suivants :
- Nouveau : l'invitation est valide ; l'utilisateur n'a encore effectué aucune action.
- Rejeté : l'utilisateur a rejeté l'invitation.
- Expiré : l'utilisateur n'a pas accepté l'invitation au bout d'une semaine.
- Lorsque l'utilisateur accepte l'invitation, elle est supprimée de cette liste.
Recherchez l'invitation expirée destinée à l'utilisateur et cliquez sur Renvoyer.
Un nouvel e-mail d'invitation est envoyé à l'utilisateur avec un nouveau lien valable une semaine.
Remarque : Le lien précédemment arrivé à expiration ne fonctionne toujours pas. L'utilisateur doit cliquer sur le nouveau lien.

Supprimer des utilisateurs de votre organisation Tekla Online

Connectez-vous à Tekla Online Admin Tool et passez dans l'onglet Employés.
Cliquez sur le compte utilisateur que vous souhaitez supprimer.

Les informations supplémentaires et les options s'affichent sur la ligne de l'utilisateur.
Cliquez sur Retirer de l'organisation pour retirer l'utilisateur de votre organisation.

L'utilisateur est retiré de votre liste, ne peut plus utiliser votre licence Tekla Online et n'est plus couvert par la maintenance de votre organisation.