Ajouter des références de document

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Ajouter des références de document

Vous pouvez télécharger des références de document entièrement inédites, telles que des documents,Microsoft Outlook e-mails, etMicrosoft Outlook pièces jointes par e-mail à Index de documents, ou ajouter des documents déjà chargés dans Index de documents pour l’affaire actuelle.

Ajouter de nouveaux documents

  1. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer le document.
  2. Cliquez sur Ajouter une référence de document.

    Si vous visualisez les références de document de plusieurs modules et si vous n’avez pas sélectionné de catégorie spécifique au module dans l’arbre de navigation, Tekla EPM vous demande pour quel module vous souhaitez enregistrer le fichier.

  3. Sélectionnez le module souhaité.
  4. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Ajouter Fichier.

    Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers vers la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document. Si vous le faites, ignorez les étapes 5 et 6.

  5. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le document que vous souhaitez ajouter et sélectionnez le document.
  6. Cliquez sur Ouvrir.

    Si vous souhaitez ajouter d’autres documents avec les mêmes paramètres, cliquez sur Ajouter un fichier supplémentaire et répétez les étapes 4 à 6 pour chaque document.

  7. Dans la boîte de dialogue Ajouter Fichier, sélectionnez la société et le contact qui vous ont fourni le document dans les listes Source du fichier.

    Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers vers la boîte de dialogue Ajouter Fichier.

  8. Selon vos besoins, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour compresser plusieurs documents en une seule archive, sélectionnez l’option Compression des fichiers dans une seule archive.
    • Pour laisser les documents que vous avez ajoutés non compressés, sélectionnez l’option Laisser les fichiers non compressés.
  9. Si vous souhaitez modifier le dossier dans lequel le document est enregistré, cliquez sur Parcourir et sélectionnez un nouveau dossier.
  10. Selon vos besoins, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour déplacer le document original vers le dossier sélectionné, sélectionnez l’option Déplacer fichier.
    • Pour copier le document dans le dossier sélectionné sans modifier l’original, sélectionnez l’option Copier le fichier (Laisser l’original).
  11. Saisissez une description pour le document joint.
  12. Cliquez sur Ajouter Fichier.
  13. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  14. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

La boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document se ferme et les documents sont ajoutés à Index de documents. Vous pouvez voir tous les documents ajoutés dans la liste dans la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie.

Ajouter un e-mail Microsoft Outlook

  1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez ajouter.
  2. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer l’e-mail.
  3. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  4. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Ajouter un e-mail Outlook.

    Une copie de l’e-mail est ajoutée à Index de documents.

    Le texte de l’e-mail est ajouté au champ Description.

  5. Cliquez sur Ajouter Fichier.
  6. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  7. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

La boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document se ferme et les e-mails sont ajoutés à Index de documents.

Ajouter une pièce jointe à partir d’un e-mail Microsoft Outlook

  1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez l’e-mail avec la pièce jointe que vous souhaitez ajouter.
  2. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer la pièce jointe.
  3. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  4. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Ajouter des pièces jointes Outlook.
  5. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la pièce jointe, puis cliquez sur le dossier pour le sélectionner.
  6. Cliquez sur Ouvrir.
  7. Dans la boîte de dialogue Ajouter Fichier, sélectionnez la société et le contact qui vous ont fourni la pièce-jointe de l’e-mail dans les listes Source du fichier.
  8. Selon vos besoins, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour compresser plusieurs pièces jointes d’e-mail en une seule archive, sélectionnez l’option Compression des fichiers dans une seule archive.
    • Pour laisser les pièces jointes que vous avez ajoutées non compressées, sélectionnez l’option Laisser les fichiers non compressés.
  9. Saisissez une description pour la pièce jointe de l’e-mail.
  10. Cliquez sur Ajouter Fichier.
  11. Saisissez une description pour l’ensemble du document de référence.

    Cette description s’applique à tous les documents, e-mails et pièces jointes que vous ajoutez.

  12. Lorsque vous avez ajouté tous les documents, e-mails et pièces jointes nécessaires, cliquez sur Ajouter une référence de document.

La boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document se ferme et les pièces jointes aux e-mails sont ajoutées à Index de documents.

Rechercher et ajouter un document figurant déjà dans l’index de documents

Pour rechercher et ajouter des documents pour l’affaire actuelle qui sont déjà enregistrés dans Index de documents, utilisez la commande Rechercher.

  1. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer le document.
  2. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  3. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Rechercher.
  4. Dans la boîte de dialogue Rechercher, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher des documents.
    Conseil :

    Pour rechercher également dans les sous-dossiers du dossier sélectionné, cochez la case Sous-répertoires.

  5. Pour affiner la recherche, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
    • Saisissez le nom du document, la dimension du document et l’extension du nom de fichier.
    • Dans Date du fichier, sélectionnez la plage de dates où le document a été créé ou téléchargé sur votre ordinateur.
    • Dans Date de chargement, sélectionnez les plages de dates où le document a été ajouté à Index de documents.
    • Dans les listes Source, sélectionnez le contact et la société qui ont fourni le document.
  6. Pour inclure les documents archivés dans la recherche, cochez la case Inclure tous les fichiers d’archives.
  7. Cliquez sur Rechercher.

    Les résultats de la recherche apparaissent en haut de la boîte de dialogue Rechercher.

  8. Dans les résultats de la recherche, double-cliquez sur le document que vous souhaitez ajouter.

Le document est ajouté à Index de documents pour l’affaire actuelle.

Parcourir et ajouter un document déjà dans l’index de documents

Pour parcourir et ajouter des documents à l’affaire actuelle qui sont déjà enregistrés dans Index de documents, utilisez la commande Rechercher par répertoire. Vous pouvez également ajouter de nouveaux documents, supprimer des documents existants, renommer des documents et des catégories, déplacer des documents vers d’autres dossiers et ouvrir des documents.

  1. Dans l’arbre de navigation de la boîte de dialogue Index de documents - Par catégorie, sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez enregistrer le document.
  2. Cliquez sur Ajouter une référence de document.
  3. Dans la boîte de dialogue Index de documents - Ajouter une référence de document, cliquez sur Rechercher par répertoire.
  4. Dans l’arbre de navigation à gauche de la boîte de dialogue Index de documents - Par répertoire, sélectionnez une catégorie.

    Si vous souhaitez renommer la catégorie sélectionnée, vous pouvez cliquer sur Renommer le répertoire, saisir un nouveau nom et cliquer sur OK.

    Les documents de la catégorie sont répertoriés dans la zone d’affichage de la boîte de dialogue.

  5. Sélectionnez un document.
  6. Dans l’angle inférieur droit, cliquez sur Sélectionner.
    Notez qu’en plus d’ajouter un document existant à l’affaire en cours, vous pouvez également utiliser les boutons en bas de la boîte de dialogue pour :
    • ajouter de nouveaux documents (Ajouter Fichier) ;

    • supprimer un document (Supprimer le fichier) ;

    • déplacer un document vers un autre dossier dans le dossier d’index de documents (Déplacer fichier) ;

    • renommer un document (Renommer le fichier) ;

    • ouvrir un document (Ouvrir fichier).

Le document est ajouté à Index de documents pour l’affaire actuelle.

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