Índice del Documento es un lugar para almacenar archivos a fin de compartirlos entre otros usuarios. En Índice del Documento puede almacenar varios tipos de documentos a modo de referencia y modificarlos, eliminarlos, abrirlos y enviarlos por correo electrónico.

Cada módulo, con la excepción de Inventario, tiene su propia área de Índice del Documento que permite almacenar varios tipos de archivos dentro del módulo apropiado. Por ejemplo, puede almacenar planos de diseño en el índice de documentos Presupuestos y solicitar archivos de confirmación en el índice de documentos Orden de compra.

Para que funcione correctamente en un entorno multiusuario, primero debe definir la ubicación de archivo predeterminada para los archivos compartidos en el Carpetas predeterminadas. Todos los equipos en su red pueden acceder a esta carpeta. En una configuración de red, cada usuario debe establecer sus directorios predeterminados para que apunten al mismo directorio base, de modo que puedan acceder a los mismos archivos. Ver Directorios predeterminados.

Se debe configurar el directorio Índice del Documento en cada computadora. Cuando se agrega un archivo al índice de documento, no se guarda en la base de datos MySQL. Se copia en un directorio en el directorio base, y la ruta relativa al archivo se guarda en la base de datos.

Puede personalizar la estructura del Índice del Documento para cada módulo para tener las categorías y subcategorías de documentos requeridas.

La mayoría de los módulos también tienen su propia área Índice del Documento para almacenar archivos específicos de un trabajo.

Los usuarios con derechos de administrador deben otorgar los derechos de acceso relevantes para otros usuarios en la pestaña Índice del Documento en Archivo > Administración. Consulte Administrar permisos de usuario.