Agregar referencias de documento
Índice del Documento es un lugar para almacenar archivos a fin de compartirlos entre otros usuarios. En Índice del Documento puede almacenar varios tipos de documentos a modo de referencia y modificarlos, eliminarlos, abrirlos y enviarlos por correo electrónico.
Se pueden cargar referencias de documento completamente nuevas, como documentos, correos electrónicos de Microsoft Outlook y enviar archivos adjuntos de correos electrónicos a Índice del Documento, o agregar documentos ya cargados a Índice del Documento para el trabajo actual.
Acceder a Índice de documentos
Para acceder al Índice del Documento, realice una de las siguientes acciones:
- En Combinación, Presupuestos, Gestión de Proyectos, Control de producción y Compras, abrir el módulo y hacer clic en Índice del Documento/Ind. Doc. o presionar F8.
- En Inventario, haga clic en la pestaña de cinta Inventario y, en el menú, seleccione Índice del Documento.
- En Registro de pedido, haga clic en la pestaña de cinta Registro de pedido y, en el menú, seleccione Índice del Documento.
Para Combinación, Gestión de Proyectos y Control de producción, el sistema pide que se seleccione si se desea abrir el cuadro de diálogo Índice del Documento relacionado con los trabajos vinculados.
Se abre el cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría , que muestra los documentos referenciados en la categoría seleccionada. Si un nombre de archivo aparece resaltado en rojo, significa que no se puede encontrar el archivo.
Consejo:
También se puede abrir el Índice de Documento - Por Categoría: Global en .
Ahora puede editar categorías de documentos, agregar, editar y eliminar referencias de documentos, y abrir y enviar archivos por correo electrónico y exportarlos como un archivo ZIP.
Incluir archivos de subcategoría: cuando se selecciona, aparecen los archivos en cualquier subcategoría.
Editar categorías: personalizar la organización de categorías. Puede establecer una categoría base de Índice del Documento, agregar, renombrar y eliminar categorías.
Agregar Referencia: agregar una referencia a un documento de la categoría que está seleccionada.
Editar referencia: ver o editar los detalles de referencia.
Eliminar referencia: eliminar las referencias del documento seleccionado. Esto no elimina el archivo del índice de documento, sino que elimina la referencia a ese documento. Si se desea eliminar un archivo del índice de documentos, se debe hacer desde el cuadro de diálogo Índice de documentos por carpeta. Ver Eliminar un archivo del índice de documento.
Abrir Archivo: se abre el archivo seleccionado.
E-mail Archivo: con esta opción, puede enviar el archivo por correo electrónico.
Exportar archivos: Exportar archivos
Agregar nuevos documentos
El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.
Puede ver todos los documentos agregados en la lista en el cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría .
Agregar un correo de Microsoft Outlook
El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.
Agregar un archivo adjunto de un correo electrónico de Microsoft Outlook
El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los archivos adjuntos de correo electrónico se agregan a Índice del Documento.
Buscar y agregar un documento que se encuentre ya en el Índice de Documentos
Para buscar y agregar documentos para el trabajo actual que ya se hayan guardado en Índice del Documento, usar el comando Buscar.
El documento se agrega a Índice del Documento para el trabajo actual.
Administrar directorios y archivos del índice de documentos
Puede buscar documentos para el trabajo actual que ya estén guardados en Índice del Documento y filtrar por directorio. También puede cambiar el nombre de directorios, agregar nuevos documentos, eliminar documentos existentes, cambiar el nombre de documentos, mover documentos a otras carpetas y abrir documentos.