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Agregar referencias de documento

Tekla PowerFab
2023
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Agregar referencias de documento

Se pueden cargar referencias de documento completamente nuevas, como documentos, correos de Microsoft Outlook y archivos adjuntos de correos de Microsoft Outlook a Índice del Documento o agregar documentos ya cargados a Índice del Documento para el trabajo actual.

Agregar nuevos documentos

  1. Para acceder al cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría, realice alguna de las siguientes acciones:
    • Para Combinación, Estimación, Gestión de Proyectos, Control de Producción, Adquisiciones, abra el módulo y haga clic en el botón Índice del Documento.
    • Para Inventario, abra el módulo y vaya a la pestaña Inventario y seleccione Índice del Documento.
    El cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría se abre.
  2. Seleccione la categoría donde desee guardar el documento.
  3. Hacer clic en Agregar Referencia a Documento.
  4. En el cuadro de diálogo Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento, realizar una de las siguientes acciones:
    • Hacer clic en Agregar Archivo. Luego, examinar y seleccionar el documento y hacer clic en Abrir. Si se desea agregar más documentos con la misma configuración, hacer clic en Agregar Archivo Adicional, y examinar y seleccionar los archivos adicionales. Luego, hacer clic en Abrir.
    • Arrastrar y soltar un archivo en el cuadro de diálogo Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento.
  5. De la lista desplegable Archivo fuente en el cuadro de diálogo Agregar Archivo, seleccione la empresa y el contacto que le proporcionó el documento.
  6. Realice una de las siguientes acciones (opcional):
    • Para comprimir varios documentos en un solo archivo, seleccione la opción Comprimir archivos en uno solo.
    • Para dejar los documentos agregados sin comprimir, seleccione la opción Dejar archivos sin comprimir.
  7. Escriba una descripción para el documento adjunto (opcional).
  8. Para cambiar la carpeta donde se guarda el documento, haga clic en Examinar y seleccione una carpeta nueva (opcional).
  9. (Opcional)
    • Para mover el documento original a la carpeta seleccionada, seleccionar la opción Mover archivos.
    • Para copiar el documento a la carpeta seleccionada pero dejar el original tal como está, seleccionar la opción Copiar Archivos (Dejar Original).
  10. Hacer clic en Agregar Archivo.
  11. Haga clic en Agregar Referencia a Documento

El Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.

Se pueden ver todos los documentos agregados en la lista en el cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría.

Agregar un correo de Microsoft Outlook

  1. En Microsoft Outlook, seleccionar el correo electrónico que se necesite agregar.
  2. Para acceder al cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría, realice alguna de las siguientes acciones:
    • Para Combinación, Estimación, Gestión de Proyectos, Control de Producción, Adquisiciones, abra el módulo y haga clic en el botón Índice del Documento.
    • Para Inventario, abra el módulo y vaya a la pestaña Inventario y seleccione Índice del Documento.
    El cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría se abre.
  3. En el árbol de navegación, seleccione Correspondencia por correo electrónico.
  4. Hacer clic en Agregar Referencia a Documento.
  5. En el cuadro de diálogo Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento, hacer clic en Agregar E-mail Outlook.

    Se agrega una copia del correo electrónico a Índice del Documento. El texto del correo electrónico se agrega al campo Descripción.

  6. Escriba una descripción para el documento adjunto (opcional).
  7. Hacer clic en Agregar Archivo.
  8. Haga clic en Agregar Referencia a Documento

El Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.

Agregar un archivo adjunto de un correo electrónico de Microsoft Outlook

  1. En Microsoft Outlook, seleccionar correo electrónico con el archivo adjunto que se necesite agregar.
  2. Para acceder al cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría, realice alguna de las siguientes acciones:
    • Para Combinación, Estimación, Gestión de Proyectos, Control de Producción, Adquisiciones, abra el módulo y haga clic en el botón Índice del Documento.
    • Para Inventario, abra el módulo y vaya a la pestaña Inventario y seleccione Índice del Documento.
    El cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría se abre.
  3. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el archivo adjunto.
  4. Hacer clic en Agregar Referencia a Documento.
  5. En el cuadro de diálogo Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento, hacer clic en Agregar Archivos Adjuntos Outlook.
  6. Buscar la carpeta en la que se desea guardar el archivo adjunto del correo electrónico y hacer clic en la carpeta para seleccionarla.
  7. Hacer clic en Abrir.
  8. En el cuadro de diálogo Agregar Archivo, seleccionar la empresa y el contacto que le proporcionó el archivo adjunto del correo electrónico en las listas Archivo Fuente.
  9. Realice una de las siguientes acciones (opcional):
    • Para comprimir varios documentos en un solo archivo, seleccione la opción Comprimir archivos en uno solo.
    • Para dejar los documentos agregados sin comprimir, seleccione la opción Dejar archivos sin comprimir.
  10. Escribir una descripción para el archivo adjunto del correo electrónico.
  11. Hacer clic en Agregar Archivo.
  12. Haga clic en Agregar Referencia a Documento

El Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento se cierra y los archivos adjuntos de correo electrónico se agregan a Índice del Documento.

Buscar y agregar un documento que se encuentre ya en el Índice de Documentos

Para buscar y agregar documentos para el trabajo actual que ya se hayan guardado en Índice del Documento, usar el comando Buscar.

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el documento.
  2. Hacer clic en Agregar Referencia a Documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento, hacer clic en Buscar.
  4. En el cuadro de diálogo Buscar, hacer clic en Examinar y seleccionar la carpeta donde se desean buscar los documentos.
    Consejo:

    Para buscar también en las subcarpetas de la carpeta seleccionada, seleccione la casilla de verificación Subcarpetas en el cuadro de diálogo Buscar.

  5. Para limitar la búsqueda, realizar una o más de las siguientes acciones:
    • En la lista Nombre del archivo, escribir el nombre del documento
    • En el campo Ext, escribir la extensión del nombre del archivo.
    • En las listas Fuente, seleccionar la empresa y la persona de contacto que han proporcionado el documento.
    • En Fecha Archivo, seleccionar las fechas entre las cuales el documento ha sido creado o descargado en su computadora.
    • En Fecha Carga, seleccionar las fechas entre las cuales el documento ha sido agregado a Índice del Documento.
  6. Hacer clic en Buscar.

    Los resultados de búsqueda aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo Buscar.

  7. En los resultados de búsqueda, hacer doble clic en el documento que se necesite agregar.

El documento se agrega a Índice del Documento para el trabajo actual.

Navegar y agregar un documento que se encuentre ya en el Índice de Documentos

Para buscar y agregar documentos al trabajo actual ya guardados en Índice del Documento, usar el comando Buscar por Carpeta. También se pueden agregar documentos nuevos, eliminar documentos existentes, renombrar documentos y categorías, mover documentos a otras carpetas y abrir documentos.

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice del Documento por Categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el documento.
  2. Hacer clic en Agregar Referencia a Documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del Documento - Agregar Referencia a Documento, hacer clic en Buscar por Carpeta.
  4. En el árbol de navegación a la izquierda del cuadro de diálogo Índice de Documento por Carpeta, seleccionar una categoría.

    Los documentos dentro de la categoría se enumeran en el área de visualización al centro del cuadro de diálogo.

  5. Seleccionar un documento.
  6. Hacer clic en Seleccionar, en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo.
    Tener en cuenta que, además de agregar un documento existente al trabajo actual, también se pueden usar los botones en la parte inferior del cuadro de diálogo para:
    • Agregar nuevos documentos (Agregar Archivo).
    • Eliminar un documento (Eliminar Archivo).
    • Mover un documento a otra carpeta dentro de la carpeta de índice de documentos (Mover Archivo).
    • Renombrar un documento (Renombrar Archivo).
    • Abrir un documento (Abrir Archivo).

El documento se agrega a Índice del Documento para el trabajo actual.

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