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Agregar referencias de documento al inventario

Tekla PowerFab
2022
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Agregar referencias de documento al inventario

Se pueden cargar referencias de documento completamente nuevos, como archivos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico a Índice del Documento, o agregar archivos que ya están cargados a Índice del Documento, a la lista de referencias de documentos de inventario.

Agregar nuevos archivos

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el documento.
  2. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic enAgregar archivo.
    Como alternativa, se pueden arrastrar y soltar archivos al cuadro de diálogo. Si se hace de esta manera, saltar los pasos 4 y 5.
  4. En el cuadro de diálogo Abrir, buscar el documento que se desee agregar y seleccionar el documento.
  5. Haga clic en Abrir.
    Si se desean agregar más documentos con los mismos ajustes, hacer clic en Agregar archivo adicional y repetir los pasos 4 y 5 para cada documento.
  6. En el cuadro de diálogo Agregar archivo, seleccionar la empresa y el contacto que le proporcionó el documento en las listas Fuente de archivo.
  7. Según se requiera, realizar una de las siguientes acciones:
    • Para comprimir varios documentos en un solo archivo, seleccionar la opción Comprimir archivos en uno solo.
    • Para dejar los documentos agregados sin comprimir, seleccionar la opción Dejar archivos descomprimidos.
  8. Según se requiera, realizar una de las siguientes acciones:
    • Para mover el documento original a la carpeta seleccionada, seleccionar la opción Mover archivos.
    • Para copiar el documento a la carpeta seleccionada pero dejar el original tal como está, seleccionar la opción Copiar Archivos (Dejar Original).
  9. Escribir una descripción para el documento adjunto.
  10. Hacer clic en Agregar archivo.
  11. Para certificados de material, seleccionar el proveedor, el número de orden de compra y el número de hornada en las listas disponibles, o escribir los nuevos valores en los campos.

    Si se está agregando un certificado de material para un artículo, tener en cuenta que el número de hornada de la referencia del documento debe coincidir con el número de hornada del artículo ingresado en el cuadro de diálogo Inventario.

  12. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  13. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.

Se pueden ver todos los documentos agregados en la lista en el cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría.

Agregar un correo de Microsoft Outlook

  1. En Microsoft Outlook, seleccionar el correo electrónico que se necesite agregar.
  2. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el correo electrónico.
  3. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  4. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic enAgregar correo Outlook.

    Se agrega una copia del correo electrónico a Índice del Documento.

    El texto del correo electrónico se agrega al campo Descripción.

  5. Hacer clic en Agregar archivo.
  6. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  7. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.

Agregar un archivo adjunto de un correo electrónico de Microsoft Outlook

  1. En Microsoft Outlook, seleccionar correo electrónico con el archivo adjunto que se necesite agregar.
  2. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el archivo adjunto.
  3. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  4. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic en Agregar archivos adjuntos de Outlook.
  5. Buscar la carpeta en la que se desea guardar el archivo adjunto del correo electrónico y hacer clic en la carpeta para seleccionarla.
  6. Hacer clic en Abrir.
  7. En el cuadro de diálogo Agregar archivo, seleccionar la empresa y el contacto que le proporcionó el documento en las listas Fuente de archivo.
  8. Según se requiera, realizar una de las siguientes acciones:
    • Para comprimir varios documentos en un solo archivo, seleccionar la opción Comprimir archivos en uno solo.
    • Para dejar los documentos agregados sin comprimir, seleccionar la opción Dejar archivos descomprimidos.
  9. Escribir una descripción para el archivo adjunto del correo electrónico.
  10. Hacer clic en Agregar archivo.
  11. Seleccionar el proveedor, el número de orden de compra y el número de hornada en las listas disponibles, o escribir los nuevos valores en los campos.

    Si se está agregando un certificado de material para un artículo, tener en cuenta que el número de hornada de la referencia del documento debe coincidir con el número de hornada del artículo ingresado en el cuadro de diálogo Inventario.

  12. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  13. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los archivos adjuntos de correo electrónico se agregan a Índice del Documento.

Buscar y agregar un archivo que se encuentre ya en el Índice de Documentos

Para buscar y agregar archivos que ya existen en el directorio del índice de documentos al lado del inventario de Índice del Documento, usar el comando Buscar.

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el archivo.
  2. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic enBuscar.
  4. En el cuadro de diálogo Buscar, hacer clic en Examinar y seleccionar la carpeta donde se desean buscar los documentos.
    Consejo:

    Para buscar también en las subcarpetas de la carpeta seleccionada, seleccionar la casilla de verificación Subcarpetas en el cuadro de diálogo Buscar.

  5. Para limitar la búsqueda, realizar una o más de las siguientes acciones:
    • En la lista Nombre del archivo, escribir el nombre del documento
    • En el campo Ext, escribir la extensión del nombre del archivo.
    • En las listas Fuente, seleccionar la empresa y la persona de contacto que han proporcionado el documento.
    • En Fecha del archivo, seleccionar las fechas entre las cuales el documento ha sido creado o descargado en su computadora.
    • En Fecha de carga, seleccionar las fechas entre las cuales el documento ha sido agregado a Índice del Documento.
  6. Para incluir documentos archivados en la búsqueda, seleccionar la casilla de verificación Incluir todos los archivos de almacenamiento.
  7. Hacer clic en Buscar.

    Los resultados de búsqueda aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo Buscar.

  8. En los resultados de búsqueda, hacer doble clic en el documento que se necesite agregar.
  9. Seleccionar el proveedor, el número de orden de compra y el número de hornada en las listas disponibles, o escribir los nuevos valores en los campos.

    Si se está agregando un certificado de material para un artículo, tener en cuenta que el número de hornada de la referencia del documento debe coincidir con el número de hornada del artículo ingresado en el cuadro de diálogo Inventario.

  10. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  11. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El archivo se agrega a la lista de documentos de inventario en Índice del Documento.

Navegar y agregar un archivo que se encuentre ya en el Índice de Documentos

Para buscar y agregar archivos que ya existen en el directorio del índice de documentos al lado del inventario de Índice del Documento, usar el comando Buscar por carpeta. También se pueden agregar nuevos archivos, eliminar archivos existentes, renombrar carpetas y archivos, mover archivos a otras carpetas y abrir archivos.

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el archivo.
  2. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic enBuscar por carpeta.
  4. En el árbol de navegación a la izquierda del cuadro de diálogo Índice de documentos por carpeta, seleccionar una categoría.

    Los documentos dentro de la categoría se enumeran en el área de visualización al centro del cuadro de diálogo.

  5. Seleccionar un documento.
  6. Hacer clic en Seleccionar, en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo.
    Tener en cuenta que, además de agregar un documento existente al trabajo actual, también se pueden usar los botones en la parte inferior del cuadro de diálogo para:

    • Agregar nuevos documentos (Agregar archivo).

    • Eliminar un documento (Eliminar archivo).

    • Mover un documento a otra carpeta dentro de la carpeta de índice de documentos (Mover archivo).

    • Renombrar un documento (Renombrar archivo).

    • Abrir un documento (Abrir archivo).

  7. Seleccionar el proveedor, el número de orden de compra y el número de hornada en las listas disponibles, o escribir los nuevos valores en los campos.

    Si se está agregando un certificado de material para un artículo, tener en cuenta que el número de hornada de la referencia del documento debe coincidir con el número de hornada del artículo ingresado en el cuadro de diálogo Inventario.

  8. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  9. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El archivo se agrega a la lista de documentos de inventario en Índice del Documento.

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