Crear, modificar y eliminar Transmittals

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2021
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Crear, modificar y eliminar Transmittals

Usar el cuadro de diálogo Transmittal para administrar Transmittals. Se pueden crear nuevas Transmittals, adjuntar planos a las Transmittals, modificar las propiedades de las Transmittals existentes o eliminar las Transmittals innecesarias.

Crear una Transmittal

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo Transmittal, hacer clic en Nuevo.

    El siguiente número de Transmittal disponible se rellena en el campo # Transmittal.

  2. Si es necesario, modificar el número de Transmittal.
  3. Definir las propiedades de la Transmittal.

    Los elementos marcados con un asterisco (*) en la siguiente tabla son obligatorios.

    Opción

    Descripción

    Fecha *

    La fecha de la Transmittal.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha y seleccionar la fecha en el calendario.

    Destinatario *

    La empresa y la persona de contacto que recibirá la Transmittal una vez que esté lista.

    Tener en cuenta que las empresas disponibles y las personas de contacto se establecen en el cuadro de diálogo Estándares de la empresa para proyectos. Para más información, consultar Definir los ajustes estándar de la empresa para Gestión de Proyectos.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la izquierda Destinatario y seleccionar la empresa receptora en la lista.

    Título *

    El título que aparecerá en la parte superior de la Transmittal.

    En el campo Título, escribir un título para la Transmittal.

    Enviando *

    Permite definir cómo se envían los planos al destinatario.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Enviando y seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Adjunto: los planos se envían adjuntos al transmittal.

    • Bajo Cubierta Separada: los planos se envían en una portada aparte.

    Tipo *

    Permite definir si el destinatario necesita devolver los planos.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Tipo y seleccionar una de las siguientes opciones:

    1. Para Retornar: el destinatario debe devolver los planos en una fecha determinada.

    2. Solo para emisión: el destinatario no necesita devolver los planos.

    Ítems *

    Los tipos de elementos que se envían con la transmittal. Si es necesario, se pueden seleccionar múltiples opciones.

    Las opciones se establecen en el cuadro de diálogo Mantenimiento del Ítem de transmittal. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar artículos de Transmittal..

    Para agregar ítems a la Transmittal, hacer lo siguiente:
    1. Hacer clic en el campo Ítems.

    2. En el cuadro de diálogo Seleccionar Ítems, hacer clic en las flechas para mover los tipos de ítems a incluir en la Transmittal a la lista Incluido.

    3. Hacer clic en OK.

    Propósito *

    Los propósitos de enviar la Transmittal. Por ejemplo, las Transmittals pueden enviarse para ser aprobadas o para cotización. Si es necesario, se pueden seleccionar múltiples propósitos.

    Las opciones se establecen en el cuadro de diálogo Mantenimiento del propósito de transmittal. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar propósitos de Transmittal.

    El cuadro de diálogo Seleccionar Propósitos se abre automáticamente al hacer clic en OK, en el cuadro de diálogo Seleccionar Ítems. En el cuadro de diálogo, realizar las siguientes acciones:

    1. Hacer clic en las flechas para mover los propósitos de enviar la Transmittal a la lista Incluido.

    2. Hacer clic en OK.

    # de Copias

    El número de impresiones incluidas en la Transmittal.

    Escribir un número en el campo # de Copias.

    Copias para devolver

    Si se establece Tipo en Para Retornar, definir el número de impresiones que se devolverán.

    Escribir un número en el campo Copias para devolver.

    N.° de Sepias

    El número incluido en la transmittal.

    Escribir un número en el campo N.° de Sepias.

    Sepias para devolver

    Si se establece Tipo en Para Retornar, definir el número de sepias que se devolverán.

    Escribir un número en el campo Sepias para devolver.

    Enviado por

    El remitente de la Transmittal.

    Realizar una de las siguientes acciones:
    • Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Enviado por y seleccionar un remitente previamente definido en la lista.
    • Escribir un nuevo remitente en el campo Enviado por.

      El nombre se guarda y estará disponible para futuras Transmittals.

    Copiar a

    Las personas que reciben una copia de la Transmittal.

    Realizar una de las siguientes acciones:
    • Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Copiar a y seleccionar un nombre previamente definido en la lista.
    • Escribir un nuevo nombre en el campo Enviado por.

      El nombre se guarda y estará disponible para futuras Transmittals.

    Observaciones

    Cualquier observación que desee agregar a la Transmittal.

    Escribir las observaciones en el campo Observaciones.

    Texto estándar

    Los ítems de texto que se deseen incluir en la Transmittal. Sólo se puede seleccionar una opción.

    Los ítems de texto se establecen en el cuadro de diálogo Mantenimiento de texto estándar de transmittal. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar los artículos de texto más usados para las Transmittals.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Texto estándar y seleccionar una opción en la lista.

    Fecha de devolución *

    Si Tipo se establece en Para Retornar, definir la fecha en la que se deben devolver los planos.

    Recuerde agregar una fecha de devolución para los planos devueltos, para que estos no aparezcan como vencidos.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha de devolución y seleccionar una fecha en la lista.

  4. Para adjuntar planos a la nueva Transmittal, hacer lo siguiente:
    1. En la parte inferior del cuadro de diálogo , hacer clic en Planos.
    2. En la parte inferior del cuadro de diálogo Planos de transmittal, hacer clic en Agregar planos.
    3. En el cuadro de diálogo Agregar planos de transmittal, hacer clic en las flechas para mover los planos que se desea adjuntar a la lista Incluido.

      Para seleccionar varios ítems, mantener presionada la tecla Ctrl.

      Para seleccionar un rango de elementos subsiguientes, mantener presionada la tecla Shift.

    4. Hacer clic en Agregar.
    5. Para cerrar el cuadro de diálogo, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha.

    Se pueden ver los planos adjuntos en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Transmittal.

  5. Hacer clic en Agregar.

Modificar una Transmittal

Modificar una Transmittal para cambiar sus propiedades. Por ejemplo, se debe agregar una fecha de devolución para los planos devueltos, para que no aparezcan como vencidos.

  1. En el cuadro de diálogo Transmittal, seleccionar la Transmittal que se desee modificar.
  2. Modificar las propiedades de la Transmittal.

    Los elementos marcados con un asterisco (*) en la siguiente tabla son obligatorios.

    Opción

    Descripción

    Fecha *

    La fecha de la Transmittal.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha y seleccionar la fecha en el calendario.

    Destinatario *

    La empresa y la persona de contacto que recibirá la Transmittal una vez que esté lista.

    Tener en cuenta que solo las empresas que se hayan agregado para el proyecto en el cuadro de diálogo Gestión de Proyectos y sus personas de contacto estarán disponibles en las listas Destinatario.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la izquierda Destinatario y seleccionar la empresa receptora en la lista.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista más a la derecha Destinatario y seleccionar la persona de contacto en la lista.

    Título *

    El título que aparecerá en la parte superior de la Transmittal.

    En el campo Título, escribir un título para la Transmittal.

    Enviando *

    Permite definir cómo se envían los planos al destinatario.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Enviando y seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Adjunto: los planos se envían adjuntos al transmittal.

    • Bajo Cubierta Separada: los planos se envían en una portada aparte.

    Tipo *

    Permite definir si el destinatario necesita devolver los planos.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Tipo y seleccionar una de las siguientes opciones:

    1. Para Retornar: el destinatario debe devolver los planos en una fecha determinada.

    2. Solo para emisión: el destinatario no necesita devolver los planos.

    Ítems *

    Los tipos de elementos que se envían con la transmittal. Se pueden seleccionar múltiples opciones.

    Las opciones se establecen en el cuadro de diálogo Mantenimiento del Ítem de transmittal. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar artículos de Transmittal..

    Para agregar ítems a la Transmittal, hacer lo siguiente:
    1. Hacer clic en el campo Ítems.

    2. En el cuadro de diálogo Seleccionar Ítems, hacer clic en las flechas para mover los tipos de ítems a incluir en la Transmittal a la lista Incluido.

    3. Hacer clic en OK.

    Propósito

    Los propósitos de enviar la Transmittal. Por ejemplo, las Transmittals pueden enviarse para ser aprobadas o para cotización. Si es necesario, se pueden seleccionar múltiples propósitos.

    Las opciones se establecen en el cuadro de diálogo Mantenimiento del propósito de transmittal. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar propósitos de Transmittal.

    El cuadro de diálogo Seleccionar Propósitos se abre automáticamente al hacer clic en OK, en el cuadro de diálogo Seleccionar Ítems. En el cuadro de diálogo, realizar las siguientes acciones:

    1. Hacer clic en las flechas para mover los propósitos de enviar la Transmittal a la lista Incluido.

    2. Hacer clic en OK.

    # de Copias

    El número de impresiones incluidas en la Transmittal.

    Escribir un número en el campo # de Copias.

    Copias para devolver

    Si se establece Tipo en Para Retornar, definir el número de impresiones que se devolverán.

    Escribir un número en el campo Copias para devolver.

    N.° de Sepias

    El número de impresiones incluidas en la Transmittal.

    Escribir un número en el campo N.° de Sepias.

    Sepias para devolver

    Si se establece Tipo en Para Retornar, definir el número de sepias que se devolverán.

    Escribir un número en el campo Sepias para devolver.

    Enviado por

    El remitente de la Transmittal.

    Realizar una de las siguientes acciones:
    • Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Enviado por y seleccionar un remitente previamente definido en la lista.
    • Escribir un nuevo remitente en el campo Enviado por.

      El nombre se guarda y estará disponible para futuras Transmittals.

    Copiar a

    Las personas que reciben una copia de la Transmittal.

    Realizar una de las siguientes acciones:
    • Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Copiar a y seleccionar un nombre previamente definido en la lista.
    • Escribir un nuevo nombre en el campo Enviado por.

      El nombre se guarda y estará disponible para futuras Transmittals.

    Observaciones

    Cualquier observación que desee agregar a la Transmittal.

    Escribir las observaciones en el campo Observaciones.

    Texto estándar

    Los ítems de texto que se deseen incluir en la Transmittal. Sólo se puede seleccionar una opción.

    Los ítems de texto se establecen en el cuadro de diálogo Mantenimiento de texto estándar de transmittal. Para más información, consultar Crear, modificar y eliminar los artículos de texto más usados para las Transmittals.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de la lista Texto estándar y seleccionar una opción en la lista.

    Fecha de devolución *

    Si Tipo se establece en Para Retornar, definir la fecha en la que se deben devolver los planos.

    Recuerde agregar una fecha de devolución para los planos devueltos, para que estos no aparezcan como vencidos.

    Hacer clic en la flecha del lado derecho de el campo Fecha de devolución y seleccionar una fecha en el calendario.

  3. Para adjuntar planos a la nueva Transmittal, hacer lo siguiente:
    1. En la parte inferior del cuadro de diálogo , hacer clic en Planos.
    2. En el cuadro de diálogo Planos de transmittal, realizar una de las siguientes acciones:
      • Para agregar nuevos planos, hacer clic en Agregar planos, seleccionar los planos y hacer clic en Agregar.

      • Para establecer la fecha de emisión del taller, seleccionar los planos y hacer clic en Establecer fecha de emisión del taller. Luego, seleccionar la fecha en el calendario y hacer clic en OK.

      • Para devolver planos, seleccionar los planos y hacer clic en Devolver. Luego, seleccionar el estado de aprobación y la fecha de devolución, y hacer clic en Actualizar.

        Tener en cuenta que si no es la primera vez que se devuelven estos planos, debe seleccionar la casilla de verificación Volver a enviar.

      • Para cancelar la devolución de planos, seleccionar los planos y hacer clic en Dejar de devolver. Luego, seleccionar el estado de aprobación y hacer clic en OK.

      • Para eliminar planos del transmittal, seleccionar los planos y hacer clic en Eliminar planos seleccionados.

    3. Para cerrar el cuadro de diálogo, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha.

    Se pueden ver los planos adjuntos en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Transmittal.

  4. Hacer clic en Guardar.

Eliminar Transmittals

  1. En el cuadro de diálogo Transmittal, seleccionar las Transmittals que se deseen eliminar.

    Para seleccionar varios ítems, mantener presionada la tecla Ctrl.

    Para seleccionar un rango de elementos subsiguientes, mantener presionada la tecla Shift.

  2. Hacer clic en Eliminar.
  3. Para borrar permanentemente, las Transmittals, hacer clic en en el cuadro de diálogo de confirmación.
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