Administrar categorías de referencia de documentos

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Administrar categorías de referencia de documentos

Usar el comando Editar categorías en Índice del Documento para administrar las categorías que se usarán para organizar referencias de documento. Se pueden agregar nuevas categorías, cambiar el nombre de las categorías y eliminar categorías innecesarias. También se puede cambiar la carpeta predeterminada donde se guardan las referencias de documento.

  1. En la parte inferior del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, hacer clic en Editar categorías.
  2. En el cuadro de diálogo Índice de documentos - Editar categorías, realizar cualquiera de las siguientes acciones:

    A

    Hacer esto

    Agregar una nueva categoría

    1. En el árbol de navegación en la parte superior del cuadro de diálogo, seleccionar la categoría principal para la nueva categoría.

    2. Hacer clic en Agregar.

    3. Escribir un nuevo nombre para la nueva categoría

      Por ejemplo, Documentos varios.

    4. Hacer clic en OK.

    La nueva categoría se agrega a la lista.

    Renombrar una categoría

    1. En el árbol de navegación en la parte superior del cuadro de diálogo, seleccionar la categoría cuyo nombre se necesite cambiar.

    2. Escribir un nuevo nombre para la categoría.

    3. Hacer clic en OK.

    El nombre de la categoría se actualiza.

    Eliminar una categoría

    1. En el árbol de navegación en la parte superior del cuadro de diálogo, seleccionar la categoría que se necesite eliminar.

    2. Hacer clic en Eliminar.

      Tener en cuenta que no se puede eliminar una categoría que contenga subcategorías.

    3. Para borrar permanentemente, la categoría, hacer clic en en el cuadro de diálogo de confirmación.

    Cambiar la carpeta predeterminada donde se guardan los documentos

    Cuando los documentos se agregan en Índice del Documento, el documento seleccionado se puede mover o copiar a la carpeta seleccionada. De esta manera, Tekla EPM conserva todos los documentos que guardados en Índice del Documento, incluso si los documentos originales se mueven o eliminan.

    La carpeta predeterminada para guardar documentos debe estar en las carpetas predeterminadas de Tekla EPM para que todos los usuarios puedan ver los documentos adjuntos. Los archivos guardados en una ubicación diferente a la ubicación predeterminada no podrán ser vistos por otros usuarios de Tekla EPM.

    1. Hacer clic en Dir. predeterminado.

    2. Realizar una de las siguientes acciones:

      • Seleccionar la carpeta que se desea usar como la predeterminada.

      • Hacer clic en Crear nueva carpeta para agregar una nueva carpeta debajo de la seleccionada actualmente y hacer clic en ella para usarla como la carpeta predeterminada.

    3. Hacer clic en OK.

  3. Para cerrar el cuadro de diálogo, hacer clic en el botón Cerrar (X), en la esquina superior derecha.
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