Agregar referencias de documento

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Agregar referencias de documento

Se pueden cargar referencias de documento completamente nuevas, como documentos, correos de Microsoft Outlook y archivos adjuntos de correos de Microsoft Outlook a Índice del Documento o agregar documentos ya cargados a Índice del Documento para el trabajo actual.

Agregar nuevos documentos

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el documento.
  2. Hacer clic en Agregar referencia a documento.

    Si las referencias de documento de varios módulos se están viendo desde varios módulos y no se ha seleccionado una categoría específica del módulo en el árbol de navegación, Tekla EPM pregunta para qué módulo se desea guardar el archivo.

  3. Seleccione el módulo deseado.
  4. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic en Agregar archivo.

    También se pueden arrastrar y soltar archivos al cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento. Si se hace de esta manera, saltar los pasos 5 y 6.

  5. En el cuadro de diálogo Abrir, buscar el documento que se desee agregar y seleccionar el documento.
  6. Hacer clic en Abrir.

    Si se desean agregar más documentos con los mismos ajustes, hacer clic en Agregar archivo adicional y repetir los pasos 4 al 6 para cada documento.

  7. En el cuadro de diálogo Agregar archivo, seleccionar la empresa y el contacto que le proporcionó el documento en las listas Fuente de archivo.

    También se pueden arrastrar y soltar archivos al cuadro de diálogo Agregar archivo.

  8. Según se requiera, realizar una de las siguientes acciones:
    • Para comprimir varios documentos en un solo archivo, seleccionar la opción Comprimir archivos en uno solo.
    • Para dejar los documentos agregados sin comprimir, seleccionar la opción Dejar archivos descomprimidos.
  9. Si se desea cambiar la carpeta donde se guarda el documento, hacer clic en Examinar y seleccionar una nueva carpeta.
  10. Según se requiera, realizar una de las siguientes acciones:
    • Para mover el documento original a la carpeta seleccionada, seleccionar la opción Mover archivo.
    • Para copiar el documento a la carpeta seleccionada pero dejar el original tal como está, seleccionar la opción Copiar archivos (dejar original).
  11. Escribir una descripción para el documento adjunto.
  12. Hacer clic en Agregar archivo.
  13. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  14. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento. Se pueden ver todos los documentos agregados en la lista en el cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría.

Agregar un correo de Microsoft Outlook

  1. En Microsoft Outlook, seleccionar el correo electrónico que se necesite agregar.
  2. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el correo electrónico.
  3. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  4. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic en Agregar correo Outlook.

    Se agrega una copia del correo electrónico a Índice del Documento.

    El texto del correo electrónico se agrega al campo Descripción.

  5. Hacer clic en Agregar archivo.
  6. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  7. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los documentos se agregan a Índice del Documento.

Agregar un archivo adjunto de un correo electrónico de Microsoft Outlook

  1. En Microsoft Outlook, seleccionar correo electrónico con el archivo adjunto que se necesite agregar.
  2. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el archivo adjunto.
  3. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  4. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic en Agregar archivos adjuntos de Outlook.
  5. Buscar la carpeta en la que se desea guardar el archivo adjunto del correo electrónico y hacer clic en la carpeta para seleccionarla.
  6. Hacer clic en Abrir.
  7. En el cuadro de diálogo Agregar archivo, seleccionar la empresa y el contacto que le proporcionó el archivo adjunto del correo electrónico en las listas Fuente de archivo.
  8. Según se requiera, realizar una de las siguientes acciones:
    • Para comprimir varios archivos adjuntos de correo electrónico en un solo archivo, seleccionar la opción Comprimir archivos en uno solo.
    • Para dejar los archivos adjuntos del correo electrónico agregado sin comprimir, seleccionar la opción Dejar archivos descomprimidos.
  9. Escribir una descripción para el archivo adjunto del correo electrónico.
  10. Hacer clic en Agregar archivo.
  11. Escribir una descripción para toda la referencia del documento.

    Esta descripción se aplica a todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos de correo electrónico que se agreguen.

  12. Cuando ya hayan sido agregados todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos necesarios, hacer clic en Agregar referencia a documento.

El Índice del documento - Agregar referencia a documento se cierra y los archivos adjuntos de correo electrónico se agregan a Índice del Documento.

Buscar y agregar un documento que se encuentre ya en el Índice de Documentos

Para buscar y agregar documentos para el trabajo actual que ya se hayan guardado en Índice del Documento, usar el comando Buscar.

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el documento.
  2. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic en Buscar.
  4. En el cuadro de diálogo Buscar, hacer clic en Examinar y seleccionar la carpeta donde se desean buscar los documentos.
    Consejo:

    Para buscar también en las subcarpetas de la carpeta seleccionada, seleccionar la casilla de verificación Subcarpetas.

  5. Para limitar la búsqueda, realizar una o más de las siguientes acciones:
    • Escribir el nombre del documento, el tamaño del documento y la extensión del nombre del archivo.
    • En Fecha del archivo, seleccionar las fechas entre las cuales el documento ha sido creado o descargado en su computadora.
    • En Fecha de carga, seleccionar las fechas entre las cuales el documento ha sido agregado a Índice del Documento.
    • En las listas Fuente, seleccionar el contacto y la empresa que han proporcionado el documento.
  6. Para incluir documentos archivados en la búsqueda, seleccionar la casilla de verificación Incluir todos los archivos creados.
  7. Hacer clic en Buscar.

    Los resultados de búsqueda aparecen en la parte superior del cuadro de diálogo Buscar.

  8. En los resultados de búsqueda, hacer doble clic en el documento que se necesite agregar.

El documento se agrega a Índice del Documento para el trabajo actual.

Navegar y agregar un documento que se encuentre ya en el Índice de Documentos

Para buscar y agregar documentos al trabajo actual ya guardados en Índice del Documento, usar el comando Buscar por carpeta. También se pueden agregar documentos nuevos, eliminar documentos existentes, renombrar documentos y categorías, mover documentos a otras carpetas y abrir documentos.

  1. En el árbol de navegación del cuadro de diálogo Índice de documentos - Por categoría, seleccionar la categoría donde se desea guardar el documento.
  2. Hacer clic en Agregar referencia a documento.
  3. En el cuadro de diálogo Índice del documento - Agregar referencia a documento, hacer clic en Buscar por carpeta.
  4. En el árbol de navegación a la izquierda del cuadro de diálogo Índice de documentos por carpeta, seleccionar una categoría.

    Si se desea cambiar el nombre de la categoría seleccionada, se puede hacer clic en Renombrar carpeta, escribir un nombre nuevo y hacer clic en OK.

    Los documentos dentro de la categoría se enumeran en el área de visualización al centro del cuadro de diálogo.

  5. Seleccionar un documento.
  6. En la esquina inferior derecha, hacer clic en Seleccionar.
    Tener en cuenta que, además de agregar un documento existente al trabajo actual, también se pueden usar los botones en la parte inferior del cuadro de diálogo para:
    • Agregar nuevos documentos (Agregar archivo).

    • Eliminar un documento (Eliminar archivo).

    • Mover un documento a otra carpeta dentro de la carpeta de índice de documentos (Mover archivo).

    • Renombrar un documento (Renombrar archivo).

    • Abrir un documento (Abrir archivo).

El documento se agrega a Índice del Documento para el trabajo actual.

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